Vanliga frågor om Swepub

Swepub hämtar nya och ändrade poster från de deltagande organisationerna varje natt. Dessa går igenom dataprocessering innan de visas upp i Swepubs tjänster. Vanligtvis sker detta dagen därpå i tjänsterna för Bibliometri, Databearbetning och Datastatus. I Swepubs söktjänst visas posterna vanligtvis efter två dagars fördröjning på grund av ytterligare dataprocessering. Vid större datahämtningar kan det dröja någon dag till innan posterna visas i tjänsterna. Datadumparna från Swepub genereras en gång i månaden.

API:er till Swepubs tjänster för bibliometri, databearbetning, datastatus och ämnesklassificering samt till listor över outputtyper, forskningsämneskategorier och de organisationer som levererar data till Swepub finns dokumenterade i Swagger. XSearch lättviks-API kan användas för Swepubs söktjänst.

Det finns eftersläpning i registreringen. Tumregeln för utvärderande bibliometri är att vänta till maj innan föregående års data används.

Det finns följande databaser i de nordiska länderna:

• Cristin i Norge
• Publikationsportalen Juuli och rapporteringsportalen Vipunen i Finland
• Forskningsdatabasen i Danmark
• Skemman i Island

Det går inte manuellt att redigera poster i Swepub. All hantering i Swepub sker maskinellt utifrån systemregler. Posterna hämtas från svenska universitet och högskolor, andra forskningsinstitut och museer. Om man vill påverka posten i Swepub, kan man undersöka om det går att åtgärda posten vid den organisation där posten har hämtats från.

Det går att se i datumstämpeln i Swepub MODS-posten när posten har hämtats. Det går dock inte att filtrera enligt datumstämpel i dagsläget. Observera att datumstämplet ändras varje gång när data hämtas på nytt till Swepub.

Eftersom det vanligtvis inte finns avvisade poster särskillt mycket i de dagliga dataleveranserna, finns det inte exportsfunktion i tjänsten för Leveransstatus. Om det finns behov av en bruttolista av avvisade poster vid en större datahämtning, mejla Libris kundservice så tas en sådan fram specifikt.

Det finns inte ett specifikt API för endast berikningar i dagsläget. Organisationerna som levererar data till Swepub kan hämta de berikningar som har gjorts åt deras poster i Swepub genom att aktivt följa upp berikningar i tjänsten för Databearbetning. Det finns möjlighet att exportera datauttag från databearbetningstjänsten i JSON, CSV eller TSV eller att använda API:et för hela Databearbetning.

Man kan lägga till en roll "Upphovsman" (cre=creator) för att flagga för att en viss roll ska uppfattas som upphovsperson av Swepub. Eftersom till exempel en illustratör inte nödvändigtvis behöver vara en upphovsperson i en publikation så kan man inte alltid utgå från att vissa roller är upphovspersoner utöver rollerna författare (aut), redaktör (edt) och upphovsman (cre). Därför behöver man flagga dessa roller med en ytterligare roll ”cre”.

Poster som Swepub har berikat med automatisk ämnesklassifikation behöver kontrolleras av organisationerna som har levererat posterna. Den automatiska klassificeringen som är mest korrekt alternativt en annan klassificering bör läggas in i det lokala systemet. Då kommer den inlagda klassificeringen köra över autoklassificeringen i Swepub.

Swepubs automatisk ämnesklassificering läggs till på poster som saknar tillräckligt djup ämnesklassificering och har tillräckligt mycket dataunderlag på svenska eller engelska med utgivningsår 2012 och framåt. Upp till tre klassificeringar på 3-siffernivå enligt Standard för svensk indelning av forskningsämnen kan läggas till av Swepub utifrån resultat av algoritmen för Swepubs ämnesklassificering. Berikningen kan följas upp på Swepubs tjänst för Databearbetning och återkopplas lokalt. Poster som har fått en autoklassning märks inte upp i datauttagen från tjänsten för Bibliometri. Däremot finns uppmärkningen med i API-svaren och datadumparna från bibliometritjänsten.

I dagsläget går det inte att avgränsa sökningar till publikationer med öppen tillgång. I Swepubs tjänst för bibliometri går det dock att välja parameter Öppen tillgång för att få med uppgiften i datauttag.

Öppen tillgång i Swepubs bibliometritjänst avser uppgift i outputens metadata som berättar huruvida den är publicerad med öppen tillgång. I dagsläget hämtas uppgiften från metadata i posterna från organisationerna som levererar data till Swepub. Om ett embargodatum är angivet i metadata så visas outputen som öppet tillgänglig i datauttagen från Swepubs bibliometritjänst efter ett passerat datum. Swepub gör inte skillnad på om outputen är publicerad i en helt öppen tidskrift, i en prenumerationsbaserad tidskrift eller i ett öppet arkiv. På sikt kan uppgiften verifieras mot andra datakällor, exempelvis Directory of Open Access Books och Unpaywall, och berikas med mer information om åtkomsten, exempelvis licensuppgift. Definitionen om öppen tillgång och andra termer i Swepub finns samlade i Ordlista för Swepub.

Om preprint-posten beskriver en publikation som är publicerad, exempelvis i arXIv, och har beständiga identifikatorer som DOI, ska en ny post skapas för tidskriftsartikeln. Om preprinten saknar beständiga identifikatorer och har skapats för att koppla till sammanläggningsavhandling, CV eller ansökning i väntan på publicering som artikel, ska den helst registreras som tidskriftsartikel eller en annan lämplig outputtyp och uppdateras med aktuell publiceringsstatus.

Som bidrag till encyklopedi avses publikationer som är utgivna med identifikator. Bidrag till encyklopedi är heller inte öppen för revidering på det sättet som bidrag till Wikipedia. Om dessa typer av output registreras, bör de registreras som Övrig publikation, inte som Bidrag till encyklopedi.

Rollen anges i förhållande till den beskrivna publikationen. Om man beskriver ett kapitel i ett samlingsverk så är inte redaktören till samlingsverket upphovsperson utan endast författare till kapitlet är det.

Det finns inga specifika beskrivningar för olika outputtyper i Swepub utan Nationella riktlinjer för beskrivning av forskningsoutput är tänkt att fungera som en allmän guidning i registreringen av samtliga outputtyper. Undantaget är konstnärlig output. Även registreringen av konstnärlig output utgår från de nationella riktlinjerna med vissa specifika instruktioner om hur riktlinjerna ska anpassas för beskrivning av konstnärliga arbeten. Publiceringsstatus "submitted" och "accepted" kan användas för att beskriva i vilket skede av processen av att bli antagen patenten är.

Enligt Nationella riktlinjer för beskrivning av forskningsoutput 1.3 ska klassificeringen anges i minst en och högst tre ämneskategorier på mellersta nivån (3-siffernivå) för att stödja analys. Klassificering på lägsta nivån (5-siffernivå) rekommenderas inom samtliga forskningsämnesområden men speciellt inom medicin och konst.

Om det finns misstankar kring en publikations DOI, kan man ange information om status på DOI som anmärkning. Om man vet att en publikations DOI inte är giltig, kan man ange DOI som ”invalid” i fall fältet finns implementerat i det lokala systemet. Om det finns misstankar att publikationen är publicerad i en rovtidskrift och inte har en ”äkta” DOI, är frågan snarare om den överhuvudtaget borde registreras i det lokala publikationssystemet. Bra tips är också att anmäla felaktiga DOI:er via formuläret på doi.org.

Enligt principer för en beständig identifikator som DOI ska en sådan leda till landningssida. För åtkomstens skull är det dock bättre att ange DOI som leder direkt till en PDF än att inte ange den alls.

I Swepub sker först en validering av DOI:s format. Den ska uppfylla en standard för URI. De som uppfyller det verifieras mot externa datakällor som tillhandahåller DOI:er. I första hand används shortDOI Service, i andra hand Crossref. Det finns ett tidsglapp tills en DOI träder i kraft, vilket gör att en giltig DOI kan spridas innan den går att validera. Därför kan det vara lämpligt att avvakta med åtgärder, särskilt när det gäller nypublicerade verk.

Valideringen av format har valts att göra först för att minska antal anrop mot de externa datakällorna eftersom anropen sänker Swepubs prestanda. Eftersom det finns giltiga DOI:er som inte uppfyller standarden för URI är dock en översyn av valideringsregeln för DOI format inplanerad till 2021.