Så fungerar Bibsamkonsortiet

Organisationer som är statliga myndigheter eller statligt ägda forskningsinstitut är välkomna att skicka in en intresseansökan om att delta i Bibsamkonsortiet.

Bibsamkonsortiets förväntningar på deltagande organisationer

Deltagande organisationer förväntas:

• läsa avtalen, följa och informera om avtalsvillkoren
• vara leverantören behjälplig om missbruk upptäcks
• respektera svarsfrister
• informera om betydande organisatoriska förändringar (till exempel sammanslagningar)
• informera om betydande budgetnedskärningar
• delta i testperioder

Kungliga bibliotekets licensgrupp:

• Förhandlar och tecknar avtal med leverantörer som deltagande organisationer kan ansluta sig till
• Gör information om avtalen tillgänglig i ConsortiaManager
• Beskriver innehållet i avtalen i en knowledgebase (databas). Läs mer här
• Konsoliderad e-fakturering
• Sammanställer användningsstatistik och gör tillgänglig i ConsortiaManager första kvartalet varje år
• Bevakar antal publicerade artiklar inom Bibsamkonsortiets transformativa avtal 
• Bedriver omvärldsbevakning inom E-resursområdet och öppen tillgång och sprider information till deltagande organisationer genom olika kanaler.
  

Kungliga bibliotekets licensgrupp:

• Hjälper inte till med urval inför förvärv
• Hjälper inte till med tillgängliggörande av e-resurser
• Hanterar inte accessproblem. Kontakta leverantören direkt med KB:s licenshandläggare på kopia
  

Ansökan ska innehålla

• Allmän information om organisationen
• Ägarstruktur
• Regerings-/forskningsuppdrag
• Organisationsnummer
• Kontaktperson (namn, e-post, telefon, adress) för avtalen
• Faktureringsadress, kontaktperson (namn och e-post), samt beställar-id för e-fakturor
• E-postadresser till de personer som önskar få utskick från Bibsamkonsortiets e-postlista
• Antal årsverken enligt aktuell årsredovisning
• IP-nummer/proxy
• Organisationsnamnet på engelska
• Organisationens samtliga e-postdomäner, inklusive underdomäner

Skicka in ansökan

Ansökan undertecknas av behörig chef och skickas till bibsamkonsortiet@kb.se.

Samarbetsavtal och fullmakt

Styrgruppen för Bibsamkonsortiet bereder inkomna intresseansökningar och lägger fram förslag till beslut till riksbibliotekarien. När en organisation har blivit godkänd som deltagare måste ett samarbetsavtal och en fullmakt undertecknas.

Samarbetsavtalet formaliserar KB:s och de deltagande organisationernas åtaganden. Fullmakten ger KB rätt att företräda organisationen när det gäller licensiering av elektroniska informationsresurser.

Bibsamkonsortiet väljer ut de e-resurser som konsortiet tecknar avtal för enligt de här kriterierna:

• e-resursen ifråga ska vara efterfrågad bland deltagande organisationer
• leverantören måste ha ensamrätt till materialet
• ett avtal ska innebära såväl ekonomiska som administrativa besparingar för de deltagande organisationerna samt medföra fördelaktiga villkor
• prismodellen bör vara transparent (gärna baserad på helårsekvivalenter)
• avtalsvillkoren måste uppfylla Bibsamkonsortiets grundläggande principer

Erbjudande

Nya erbjudanden publiceras i det webbaserade och lösenordskyddade systemet ConsortiaManager under oktober och november månad. Sista svarsdatum sätts vanligtvis till mitten av oktober för tidskriftspaket och mitten av november för databasavtal.

I erbjudandet finns information om:

• innehåll
• avtalsperiod
• prismodell
• priser
• titellista

Här finns även länk till ett anmälningsformulär. I samband med att ett nytt erbjudande publiceras skickas e-post ut till alla deltagande organisationer.

Prismodell

Det finns ingen standardiserad prismodell. Priset per organisation baseras på olika parametrar som till exempel antal heltidsstudenter/personal och tidigare prenumerationer.

Gå med i ett nytt avtal

Beställning görs via ConsortiaManager Länk till annan webbplats..

Gå med i ett löpande avtal

Det är endast möjligt för konsortiets deltagare att gå med i löpande avtal inför varje årsskifte. För prisinformation, se i första hand erbjudandet för respektive avtal. Om prisuppgifter för just er organisation inte framgår av erbjudandet, kontakta ansvarig handläggare.

Intresserade organisationer bör höra av sig senast vid höstterminens start. Det beror på förlagen kan behöva kartlägga de prenumerationer som finns hos varje organisation, för att kunna fastställa priset för kommande år, vilket kan vara tidskrävande.

Gå ur avtal

Fleråriga avtal har i regel en klausul som ger deltagande organisationer möjlighet att gå ur avtalet inför varje årsskifte. Organisationer som vill gå ur löpande avtal måste kontakta ansvarig handläggare för respektive avtal innan angiven svarsfrist (oftast i mitten av oktober för e-tidskriftsavtal och mitten av november för databasavtal).

Det är mycket viktigt att tidsfristen för avhopp respekteras! I vissa fall krävs att man kan visa på budgetnedskärningar för att få gå ur avtalet.

Svar till leverantören

När svarsfristen gått ut skickas en beställning från Bibsamadministrationen till leverantören med information om vilka organisationer som går med i avtalet, överenskommet pris, kontaktperson och IP-adresser.

Avtal

Licensavtal upprättas mellan leverantören och deltagande organisationer med KB som ombud. Det är möjligt tack vare den fullmakt som organisationerna har skrivit under.

Information om generella avtalsprinciper finns att läsa här.

För fleråriga avtal upprättas ett huvudavtal inför år ett och tillägg/ändringar görs sedan för kommande år. Det är de enskilda organisationernas ansvar att se till att avtalet efterlevs.

När ett påskrivet licensavtal/ändring har upprättats skannas och publiceras det i ConsortiaManager. Ett e-postutskick görs för att uppmärksamma alla på att nya avtal finns publicerade.

Fakturor

Leverantörerna skickar fakturor till KB i början av det kalenderår som e-resursen omfattar. De betalas av KB. KB skickar i sin tur en samlingsfaktura till varje organisation.

Ibland erbjuds tilläggsprodukter till ett rabatterat pris som har förhandlats fram av Bibsamkonsortiet. Dessa beställs direkt från förlaget och faktureras också direkt från förlaget till berörd organisation.

• Alla deltagande organisationer får ett eget konto i ConsortiaManager, ett webbaserat
  administrationsverktyg för konsortiet. Där finns bland annat information om avtal, leverantörer och priser.
• Dessutom finns en intern e-postlista, den så kallade Upphandlingslistan, som är en sluten lista för konsortiets deltagare. Från den skickas regelbundet ut information om till exempel nya erbjudanden och avtal och påminnelser om svarsfrister.