Gå med i ett nytt avtal
Beställning görs via ConsortiaManager
.
Gå med i ett löpande avtal
Det är endast möjligt för konsortiets deltagare att gå med i löpande avtal inför varje årsskifte. För prisinformation, se i första hand erbjudandet för respektive avtal. Om prisuppgifter för just er organisation inte framgår av erbjudandet, kontakta ansvarig handläggare.
Intresserade organisationer bör höra av sig senast vid höstterminens start. Det beror på förlagen kan behöva kartlägga de prenumerationer som finns hos varje organisation, för att kunna fastställa priset för kommande år, vilket kan vara tidskrävande.
Gå ur avtal
Fleråriga avtal har i regel en klausul som ger deltagande organisationer möjlighet att gå ur avtalet inför varje årsskifte. Organisationer som vill gå ur löpande avtal måste kontakta ansvarig handläggare för respektive avtal innan angiven svarsfrist (oftast i mitten av oktober för e-tidskriftsavtal och mitten av november för databasavtal).
Det är mycket viktigt att tidsfristen för avhopp respekteras! I vissa fall krävs att man kan visa på budgetnedskärningar för att få gå ur avtalet.
Svar till leverantören
När svarsfristen gått ut skickas en beställning från Bibsamadministrationen till leverantören med information om vilka organisationer som går med i avtalet, överenskommet pris, kontaktperson och IP-adresser.
Avtal
Licensavtal upprättas mellan leverantören och deltagande organisationer med KB som ombud. Det är möjligt tack vare den fullmakt som organisationerna har skrivit under.
Information om generella avtalsprinciper finns att läsa här.
För fleråriga avtal upprättas ett huvudavtal inför år ett och tillägg/ändringar görs sedan för kommande år. Det är de enskilda organisationernas ansvar att se till att avtalet efterlevs.
När ett påskrivet licensavtal/ändring har upprättats skannas och publiceras det i ConsortiaManager. Ett e-postutskick görs för att uppmärksamma alla på att nya avtal finns publicerade.
Fakturor
Leverantörerna skickar fakturor till KB i början av det kalenderår som e-resursen omfattar. De betalas av KB. KB skickar i sin tur en samlingsfaktura till varje organisation. Eventuell valutadifferens regleras senare.
Ibland erbjuds tilläggsprodukter till ett rabatterat pris som har förhandlats fram av Bibsamkonsortiet. Dessa beställs direkt från förlaget och faktureras också direkt från förlaget till berörd organisation.
