fullskärmsbild

Framgångsfaktorer

Genom samtal med folkbibliotekschefer, kulturchefer och arbetsledare, blev det tydligt att det finns återkommande utmaningar och framgångsfaktorer i biblioteksplanearbetet.

I arbetet med Vägledning för skapandet av en kommunal biblioteksplan: arbetsprocess och innehåll, hade KB dialog med och intervjuade flera folkbiblioteksföreträdare, under vintern och våren 2022. De flesta hade relativt nyligen genomgått processen med att ta fram en kommunal biblioteksplan och få den politiskt beslutad. De företrädde mindre eller mellanstora kommuner.

Genom dessa samtal, med folkbibliotekschefer, kulturchefer och arbetsledare, blev det tydligt att det finns återkommande utmaningar och framgångsfaktorer i biblioteksplanearbetet.

I denna artikel lyfts några av framgångsfaktorerna som identifierades. Vi hoppas att erfarenheterna ska kunna ge inspiration till andra att skapa bra förutsättningar för arbetet med en ny biblioteksplan.

Kontakt

Betydelsen av delaktighet och förankring

Framgångsfaktor: Involvera personal, invånare (användare såväl som icke-användare) och politiker för att utveckla bilden av behov och idéer. Processen bidrar till att biblioteksplanen blir ett verktyg för att utveckla och förbättra verksamheten.

Att arbeta med delaktighet i biblioteksplanprocessen är både en utmaning och en identifierad framgångsfaktor. Delaktighet tar tid och är ofta det som kompromissas bort när tidplanen är för snål.

Det är vanligt att involvera bibliotekspersonalen i processen. I en intervjuad kommun gjordes inte detta och när den nytillträdda bibliotekschefen försökte förstå varför planen inte användes i verksamheten konstaterade hen:

Jag vill lyfta fram en psykologisk aspekt: när personalen inte är delaktig blir det ett motstånd. Biblioteksplanen ska kännas som verktyg och stöd, men jag märkte ett motstånd när jag började och jag kunde inte förstå varför, innan jag började nysta.

Att också prata med allmänheten, användare såväl som icke-användare, tycks fortfarande vara ovanligt i planarbetet, särskilt när det gäller barn och unga. Men när det görs är vinsterna tydliga, konstaterar en intervjuad bibliotekschef:

Planen vi utgick ifrån var vår berättelse om oss själva. Nya planen fick ett nytt perspektiv, ett skifte till [invånarnas] perspektiv. Vi såg förbättringsområden och områden där vi är bra.

En annan typ av förankring som behövs är den med politikerna i nämnden och övriga förvaltningar. En nyckel här är att göra detta kontinuerligt under planprocessen. Pratar nämnden biblioteksfrågor enbart i samband med att en ny plan ska skrivas, kan det vara svårt att hinna lyfta strategisk utveckling. En kommun genomförde en workshop med politikerna i nämnden:

Vi hade en workshop med politikerna, väldigt lyckat! Ju mer man syns desto mer kan det hända något, men det är så klart viktigt att tänka på armlängds avstånd. På workshopen kom det många åsikter, men det är ju också det som är meningen. Mycket fokus har också legat på sociala medier, där alla i personalen har en egen Instagramvecka för att visa på bredden av vad biblioteket gör. Politikerna har börjat följa biblioteket i sociala medier och det har ökat engagemanget.

Bibliotekslagen ger legitimitet

Framgångsfaktor: Bibliotekslagen ger biblioteksväsendet en tyngd. Utveckla kunskapen om lagen i arbetsgruppen såväl hos politikerna. Hänvisning till bibliotekslagen är också extra viktigt om förankringen av arbetet med biblioteksplanen möter motstånd inom kommunens organisation.

Biblioteksverksamheten är reglerad i lag. KB:s läsning av biblioteksplaner visar att biblioteksplanerna i hög utsträckning förhåller sig aktivt till lagens skrivningar. Även de bibliotekschefer som intervjuats inför metodarbetet uttrycker att lagen är till stor hjälp, inte minst i dialogen med politikerna.

Det är också viktigt att hela arbetsgruppen har en djup förståelse för lagens viljeriktning. En bibliotekschef konstaterar att arbetet med att förankra lagen hos medarbetare såväl som politiker var en central del av biblioteksplaneprocessen:

Det som var en del av vår process var att vi var flera nya medarbetare som inte hade så bra koll på bibliotekslagen. Utmaningen var att lyckas förankra i kommunen vad som står i lagen, samtidigt som vi förankrar det hos oss själva. Några i personalen tyckte att vi inte jobbade så mycket med biblioteksplanen, men en stor del av arbetet var att både komma fram till hur biblioteket kan vara en del i kommunens vision och grunda oss i bibliotekslagen.

Det är inte ovanligt att bibliotekets verksamhet organiseras utifrån bibliotekslagen på olika sätt. Det kan handla om att arbeta med arbetsgrupper med fokus på demokrati, läsning och lärande, eller så kan det handla om att hela personalgruppen ska hålla fokus på olika prioriterade målgrupper:

Tidigare hade vi jobbat mycket med "den allmänna breda skaran" och jag kände att vi glömde lagen mycket. Vi vände skutan och gjorde det obligatoriskt för alla i personalen att ingå i en arbetsgrupp med fokus på en prioriterad målgrupp. Det var ett uppvaknande bland personalen att vi gjorde så lite för de prioriterade grupperna. När jag berättade att jag skulle bli intervjuad idag har de förträngt den här tiden: "Vi har ju alltid jobbat så här."

Betydelsen av att arbeta med kvalitet och uppföljning

Framgångsfaktor: Att inkorporera biblioteksplanen i kommunens systematiska kvalitetsarbete gör att biblioteksplanen blir aktuell hos politikerna. I bästa fall synkas biblioteksplanen i kommunens process för uppdrag, resurssättning och uppföljning.

Ett sätt att säkerställa att biblioteksplanen förblir ett styrdokument som används är att införliva biblioteksplanen i kommunens systematiska kvalitetsarbete.

Detta kan se ut på olika sätt, men går ut på att bryta ned kommunens styrdokument till uppföljningsbara mål. Flera bibliotekschefer som intervjuats uttrycker att detta gjorde politikerna mer intresserade:

Eftersom vi ingår i bildningsnämnden har vi krav att till varje läsår skriva kvalitetsrapport. Där kopplar vi till verksamhetsmål, kommunens mål och biblioteksplanen. Den här processen upplever jag är bättre förankrad i kommunen. Politikerna har fått bättre förståelse för vad vi gör, de är mer intresserade.

Inför biblioteksplaneprocessen kan det vara bra att ta hjälp av förvaltningens verksamhetscontroller för att synka målformuleringar och tidsplanering med det övriga kvalitetsarbetet.

Ta hjälp utifrån!

Framgångsfaktor: Kartlägg vilket stöd du kan få utanför kommunen. Det kan handla om stöd från den regionala biblioteksverksamheten, nationella konferenser och dialoger men också informella kontakter. Var inte rädd för att ta kontakt med andra kommuner och gör och lär biblioteksplaneprocessen tillsammans.

Att skriva biblioteksplan är för många av de folkbiblioteksföreträdare som intervjuats ett ensamt och svårt arbete. Man måste ha stor respekt för att flertalet av Sveriges kommuner har få anställda inom biblioteksverksamheten, särskilt inom skolbiblioteken, samtidigt som de har samma breda uppdrag i lagen.

En bibliotekschef som saknat externt stöd under planarbetet berättar följande:

Jag är egentligen ute efter dialog, någon att prata med. Det är givande att höra hur andra bibliotek arbetar med detta. Jag skulle gärna träffa andra, från andra delar av Sverige, som arbetar i kommuner med liknande förutsättningar.

Men det har visat sig vara svårt att skapa sig en översikt kring vilket stöd man kan få utanför kommunen, exempelvis regionalt och nationellt. En bibliotekschef konstaterar att kontakten med regionen kom försent i processen, och ser att hen har sig "själv att skylla. Jag satt och väntade på hjälpare, det hände förstås inte."

Flera intervjupersoner lyfter fram de interkommunala samarbeten de befinner sig i, exempelvis mediesamarbeten eller regionala chefsgrupper, som ett stöd i processen.

En del av syftet med KB:s vägledning i arbetet med att ta fram en biblioteksplan är att guida till de nationella och regionala stöd som finns tillgängliga. Men den personliga kontakten är förstås bäst. Kontakta den regionala biblioteksverksamheten och fråga efter vilket stöd de kan ge i din kommuns planarbete.

Vi fick bra hjälp av [regionen], de gav oss ett bredare perspektiv kring vad andra bibliotek stått inför frågor. [De] satte det i ett sammanhang, hur det påverkar oss vår i lilla [kommun] och hur det ser ut i Sverige och världen. Det gav oss lite luft under vingarna, det behöver politikerna också höra.

När det inte går som man hoppades

Framgångsfaktor: Se krasst på din egen roll och dina möjligheter. Om samarbeten och gemensamma utgångspunkter inte går att hitta när arbetsprocessen pågår, försök istället att etablera de samarbeten som behövs under den kommande planperioden. Då är förutsättningarna bättre inför nästa gång biblioteksplanen ska skrivas.

I samtalen med folkbibliotekscheferna framgick att kontakterna med kommunens övriga verksamheter inte alltid har gått som på räls. Trots påstötningar kanske man inte lyckades få med sig till exempel utbildningsförvaltningen i biblioteksplanearbetet. Kanske var de resurser som kommunen ställde till förfogande begränsade, vilket påverkade möjligheten att arbeta med förankring och delaktighet.

När arbetet inte kommer framåt, ligger det nära tillhands att söka andra konstruktiva lösningar för att kompensera för hinder av olika slag. En del folkbiblioteksföreträdare vittnar om att de själva skrivit avsnitten om skolbiblioteken i biblioteksplanen, vilket då inte leder till att biblioteksplanen blir ett styrdokument som används inom skolan. En intervjuad folkbibliotekschef konstaterar att:

Grundproblemet är att skolförvaltningen inte äger frågan själva. Förvaltningen som äger frågan behöver äga den fullt ut för att planen ska ge effekt. Förankringen av planen hos rektorer och skolchef är central.

Ett annat alternativ är att skolan eller skolbibliotekarierna utarbetar skolbiblioteksplaner som är helt separata från den kommunala biblioteksplanen. Då förloras sammanhanget och överblicken som gynnar likvärdighet.

Tyck till

Hjälpte den här sidan dig?