Hantering av personuppgifter

Här beskrivs hur Kungliga biblioteket samlar in och behandlar personuppgifter enligt dataskyddsförordningen (2018), GDPR.

Vad är en personuppgift och vad är en behandling av personuppgifter?

Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk levande person. Till exempel kan bilder och ljudupptagningar som behandlas i dator vara personuppgifter även om inga namn nämns. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (till exempel IP-nummer) är personuppgifter ifall de kan kopplas till fysiska personer.

Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna. Varje åtgärd som vidtas med personuppgifter utgör en behandling, oberoende av om den utförs automatiserat eller ej.

Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.

Kontakt

Telefon: 010-709 30 00
E-post: kungl.biblioteket@kb.se

Personuppgiftsansvarig är ansvarig för myndighetens behandling av personuppgifter.

Kungliga biblioteket, organisationsnummer: 202100-1710

Dataskyddsombud
Mats Niklasson

Personuppgifter för dig som är låntagare, besökare eller användare av KB:s tjänster:

System

www.kb.se

Ändamål

För att kunna kontakta KB för information, ansökningar, prenumeration på nyhetsbrev och beställningar.

Behandlingar som utförs

Webbformulär för att:

  • Kontakta KB
  • Beställa kopior
  • Frågor till KB
  • Butik och försäljning
  • Boka en bibliotekarie
  • Få hjälp med hitta affischer, bilder, handskrifter, kartor, personarkiv, vardagstryck
  • Ansöka tillstånd för filminspelning och fotografering
  • Ge gåva
  • Ge inköpsförslag
  • Prenumerera på nyhetsbrev via e-post

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Personnummer (ansökan av lånekort)
  • Adress
  • E-postadress

Rättslig grund

  • För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att KB ska kunna erbjuda bibliotekstjänster.
  • För att Fullgöra avtal om reprobeställningar eller köp, tillstånd för filminspelning och fotografering.
  • Samtycke för prenumeration på nyhetsbrev.

Lagringsperiod

  • Prenumeration på nyhetsbrev: Personuppgifter raderas när prenumeration avslutas av användare.
  • Kommunikation till KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
Längst ner på sidan hittar du svar på vanliga frågor!

System

Regina.kb.se
Netloan

Ändamål

För att kunna låna verk på KB, logga in på datorer i publika miljön, boka grupprum, nå externa databaser som KB tillhandahåller och få tillgång till digitaliserade verk.

Behandlingar som utförs

  • Registrera beställningar, lån, återlämning, kravbrev, fjärrlånebegäran
  • Registrera inlogg på publika datorer
  • Registrera inlogg på KB:s wifi-nätverk

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • E-postadress
  • Adress
  • Lånekortsnummer

Rättslig grund

För att Fullgöra låneavtal. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna erbjuda låntagare och besökare på KB tillgång till KB:s samlingar och tjänster och fullgöra KBs åtaganden enligt låneavtalet.

Lagringsperiod

  • Uppgifterna om beställningar, lån, återlämning, kravbrev anonymiseras automatiskt när låneärendet är avslutat. Person- och inloggningsuppgifter raderas 12 månader efter det att lånekortets giltighetstid löpt ut (DNR 123-110-2010).
  • Register av inloggningsuppgifter är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Utbildningsportalen

Ändamål

För att tillhandahålla webbaserade utbildningar.

Behandlingar som utförs

Webbformulär för att registrera ett konto för att få tillgång till individuellt anpassad utbildning.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress

Rättslig grund

Samtycke. Behandlingen är nödvändig för att kunna erbjuda en individuellt anpassad utbildningsportal, bland annat genom att portalen kommer att hålla reda på vilka utbildningar man har startat, hur långt man har kommit i respektive utbildning och liknande. Uppgifterna används också för att ta fram statistik över hur utbildningarna används.

Lagringsperiod

Personuppgifter raderas när kontot avslutas av användare.

System

SMDB lånemodulen
SMDB webbapplikation för sökning och uppspelning av audiovisuellt material smdb.kb.se

Ändamål

För att spela upp audiovisuellt material. För att fjärrlåna audiovisuellt material. För att hantera forskaransökningar.

Behandlingar som utförs

  • Registrera forskaransökningar
  • Registrera visningar på uppspelningsdatorer
  • Registrera fjärrlån av audiovisuellt material.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Personnummer
  • E-postadress
  • Adress
  • Lånekortsnummer

Rättslig grund

För att Fullgöra låneavtal. Behandlingen är nödvändig för att kunna erbjuda forskare på KB tillgång till KB:s audiovisuella material och fullgöra våra åtaganden enligt låneavtalet.

Lagringsperiod

Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Libris fjärrlån
Libris låntagarbeställningar

Ändamål

För att kunna ta emot fjärrlånebeställningar mellan bibliotek.

Behandlingar som utförs

  • Beställning av fjärrlån
  • Beslut om fjärrlån eller inköp
  • Förmedling av fjärrlån till utlånande bibliotek
  • Historik på låntagarbeställningar

Kategorier av personuppgifter

  • Låntagarnummer som inlånande bibliotek använder, såsom lånekortsnummer, personnummer eller annat.
  • Låntagarnamn
  • Låntagares telefonnummer
  • Låntagares adress

Rättslig grund

  • För att Fullgöra låneavtal. Behandlingen är nödvändig för fjärrlånebeställningar ska kunna förmedlas mellan biblioteken.
  • För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Historik på låntagarbeställningar tillhandahålls för att låntagare kan se sina tidigare fjärrlånebeställningar.

Lagringsperiod

  • Personuppgifter i förmedlade fjärrlån är sökbara för låntagarens hembibliotek i 6 månader. Därefter sökbar via LIBRIS kundservice. Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.
  • Historik på låntagarbeställningar är synligt för låntagaren utan tidsgräns.

System

Integra larm- och passagesystem

Ändamål

Att kontrollera och administrera passagekort och kortläsare för KB:s lokaler (ej publika utrymmen).

Behandlingar som utförs

Registrering och loggning av in-passage ur olika lokaler.

Kategorier av personuppgifter

Personnamn kopplat till passagekort.

Rättslig grund

För att fullgöra Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att upprätthålla tillräcklig säkerhet i myndighetens lokaler.

Lagringsperiod

Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Appen Bläddra

Ändamål

Att tillhandahålla litteratur på nationella minoritetsspråk.

Behandlingar som utförs

Registrera nedanstående personuppgifter från appens användare för att kunna tillhandahålla materialet på ett ändamålsenligt sätt.

Kategorier av personuppgifter

  • En unik anonymiserad kod per enhet för statistik- och licensändamål
  • IP-adress till enheten

KB registrerar inte vem som läser vad och statistiken används bara som underlag för utvärdering av hur mycket Bläddra används.

Rättslig grund

Samtycke. Behandlingen är nödvändig eftersom appen innehåller upphovsrättsligt skyddat material. För att du ska kunna läsa det har KB ingått licensavtal med rättighetshavarna. KB betalar för användningen och måste enligt avtalet även lämna statistik om hur mycket böckerna läses i appen. KB samlar därför in statistik om hur mycket verken används.

Samtycket är giltigt tills vidare. Du har rätt att när som helst ta tillbaka ditt samtycke. Detta gör du genom att kontakta kungl.biblioteket@kb.se. Observera att ett återkallande av ditt samtycke inte påverkar lagligheten av behandlingen innan samtycket återkallades.

Lagringsperiod

Personuppgifter lagras tills statistik har tagits fram eller tills samtycket tas tillbaka.

System

EastCoast besöksregistrering.

Ändamål

Att tillhandahålla ett administrativt stöd för hantering av besökare i KB:s lokaler (ej publika utrymmen).

Behandlingar som utförs

Registrering av namn på besökare och besöksmottagare. Registrering av tidpunkt på besöket.

Kategorier av personuppgifter

Namn och företag/arbetsgivare.

Rättslig grund

För att fullfölja Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att upprätthålla tillräcklig säkerhet i myndighetens lokaler.

Lagringsperiod

Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Publicera, publicera.kb.se.

Ändamål

Ändamålet med behandlingarna är att göra det möjligt för författare, redaktörer och granskare att arbeta med manushantering, redigering och publicering av artiklar på internet.

Behandlingar som utförs

Registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning eller ändring, framtagning, läsning, användning, utlämning genom överföring, spridning eller tillhandahållande på annat sätt, justering eller sammanförande, begränsning, radering eller förstöring.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Personuppgifterna lagras på servrar i Sverige. Det metadata om författare som är offentliggjort får överföras till tredje land.

Kategorier av personuppgifter

Obligatoriska fält:

  • Användarnamn
  • Förnamn
  • Efternamn
  • E-post
  • Land.

Krypterat fält:

  • Lösenord

Möjlighet att fylla i följande fält erbjuds:

  • Hälsningsfras,
  • Förnamn
  • Mellannamn
  • Efternamn
  • Suffix
  • Användarnamn
  • Kön
  • Lösenord (krypterat)
  • E-post
  • ORCiD ID
  • Webbsida
  • Land
  • Telefonnummer
  • Faxnummer
  • Affiliering
  • Biografi
  • Registreringsdatum.

Rättslig grund

Med den registrerades samtycke.

Lagringsperiod

Personuppgifter lagras utan tidsbegränsning.

Personuppgifter om dig som kommunicerar med KB:

System

Diariesystemet W3D3

Ändamål
För att registrera skriftligt kommunikation, såväl elektroniskt som fysiskt, mellan KB och privata personer, myndigheter och företag.

Behandlingar som utförs

  • Registrering av handlingar
  • Lagring av fysiska handlingar

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Adress
  • Personuppgifter som förekommer i handlingar och i löpande text

Rättslig grund
För att fullfölja en Rättslig förpliktelse. Denna insamling är för arkivändamål och ingår i KB:s uppdrag som myndighet.

Lagringsperiod
Kommunikation till och från KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

E-postsystemet

Ändamål
Föra att hantera elektroniskt kommunikation mellan KB och privata personer, myndigheter och företag.

Behandlingar som utförs
Lagring av e-post.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress
  • Personuppgifter som förekommer i löpande text

Rättslig grund
För att fullfölja en Uppgift av allmänt intresse och rättslig förpliktelse. Denna insamling är för arkivändamål och ingår i KB:s uppdrag som myndighet.

Lagringsperiod
Kommunikation till och från KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

Personuppgifter för dig som är leverantör av pliktmaterial:

System

Uppladdningstjänsten uppladdning.kb.se
E-pliktsportalen e-plikt.kb.se
Leverantörsregistret

Ändamål
För att KB ska kunna kontrollera att lag (1993:1392) om pliktleverans av dokument och lag (2012:492) om leveransplikt av elektroniskt material efterlevs. Samt för att fullfölja KB:s uppgifter enligt förordning (2008:1420) om pliktleverans av dokument och förordning (2012:866) om leveransplikt av elektroniskt material.

Behandlingar som utförs

  • Registrering av kontaktpersoner per leverantör av pliktmaterial
  • Inloggning till uppladdningstjänst
  • Kravbrev, påminnelser, viten

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-postadress
  • Adressuppgifter

Rättslig grund
Behandlingen är nödvändig som ett led i KB:s myndighetsutövning. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att följa upp och kontrollera efterlevnaden av lagstiftningen.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

Personuppgifter för dig som är bibliotekarie eller samarbetspartner med KB:

System

Libris biblioteksdatabasen

Ändamål
För att registrera biblioteksinformation om bibliotek som ingår i Librissamarbetet.

Behandlingar som utförs

Registrering av kontaktpersoner per bibliotek:

  • Bibliotekschef
  • Katalogansvarig
  • Driftansvarig
  • Bibsamansvarig
  • Organisationschef
  • Statistikansvarig
  • Ansvarig för fjärrlånekompensation

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • E-postadress

Rättslig grund
För att fullgöra Uppgifter av allmänt intresse. KB tillhandahåller tjänster och har en samordnande funktion inom det allmänna biblioteksväsendet. Behandlingen är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken ska kunna kontaktas vid behov.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

TendSign upphandlingsverktyg

Ändamål
För att administrera upphandlingar och avrop.

Behandlingar som utförs

  • Registrering av kontaktuppgifter till handläggare
  • Registrering av kontaktuppgifter för leverantörer

Kategorier av personuppgifter

Leverantörer:

  • Namn
  • E-postadress
  • Telefonnummer
  • Adress

Rättslig grund

  • Samtycke: Handläggare samtycker till registrering.
  • För att Fullfölja avtal. Uppgifter om leverantörer registreras för att fullfölja avtal.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Consortia Manager

Ändamål
För administration av licenshandläggarna och medlemmarna i Bibsamkonsortiet.

Behandlingar som utförs
Registrering av kontaktuppgifter till Bibsamansvarig person hos förlag och databasleverantörer.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress
  • Titel
  • Telefonnummer

Rättslig grund
För att fullgöra Samarbetsavtal: Behandlingen är nödvändigt för att administrera avtal med databasleverantörer för Bibsamkonsortiets medlemmar.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Libris katalogisering XL:

  • login.libris.kb.se
  • xl katalogiseringsverktyg

Ändamål
För att katalogisera bibliografiska poster och bestånd i nationella samkatalogen Libris.

Behandlingar som utförs

  • In- och utloggning
  • Katalogisering, ändring, radering av bibliografiska poster
  • Registrering, ändring och radering av beståndsposter

Kategorier av personuppgifter

  • Login-id
  • Namn
  • E-postadress

Rättslig grund
För att fullfölja en Uppgift av allmänt intresse. Kungliga biblioteket har som uppgift att administrera och drifta Librissystemen. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna administrera nationella bibliografiska samkatalogen.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

KB:s sida på Facebook
KB:s sida på Linkedin
KB:s Instagram-kanaler
KB:s Twitter-kanaler
KB:s Mynewsdesk-sida

Ändamål
Kommunicera externt KB:s tjänster, projekt, samlingar.

Behandlingar som utförs
Publicering av artiklar, filmer, nyhetsinslag relevanta för KB:s arbete.

Kategorier av personuppgifter

  • Kontaktuppgifter
  • Namn på skribenter av inlägg
  • Bild på personer i inlägg

Rättslig grund

  • För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Denna behandling är nödvändig för att KB ska kunna informera besökare, bibliotekarier och andra intressenter.
  • Samtycke: Ifall en filminspelning eller artikel läggs ut inhämtas samtycke av den behandlade.

Lagringsperiod
KB:s kommunikation betraktas som allmänna handlingar och gallras inte. För vissa delar av inlägg i sociala medier finns gallringsbeslut (1.1.2-2016-473).

System

isbn.kb.se
issn.kb.se

Ändamål
System för att ansöka, registrera och hämta ut ISBN-, ISMN- och ISSN-nummer.

Behandlingar som utförs

  • Ansökan om ISBN/ISMN/ISSN-utgivare
  • Registrering av ISBN/ISMN/ISSN-utgivare
  • Lagring av uppgifter om vilka utgivare som tilldelats ISBN/ISMN/ISSN-nummer

Kategorier av personuppgifter

  • Utgivarnamn
  • Namn på kontaktperson
  • Adress
  • E-postadress
  • Telefonnummer

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i myndighetens uppdrag att tilldela och föra register över ISBN-, ISMN-, och ISSN nummer. Denna behandling är nödvändig för att KB ska tillhandahålla ISBN-, ISMN- och ISSN-nummer för Svenska utgivare.

Lagringsperiod
Personuppgifter tas bort när anslutna organisationen ändrar kontaktuppgifterna. För övrigt är register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

urn.kb.se

Ändamål
System för att registrera och dela ut unika internet-identifikatorer (URN)

Behandlingar som utförs
Registrering av organisation som vill ha URN

Kategorier av personuppgifter

Kontaktuppgifter till ansluten organisation:

  • Namn
  • E-postadress
  • Telefonnummer

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i myndighetens uppdrag att tilldela och föra register över unika internet-identifikatorer. Denna behandling är nödvändig för att KB ska tillhandahålla URN-identifikatorer för Svenska organisationer.

Lagringsperiod
Personuppgifter tas bort när anslutna organisationen ändrar kontaktuppgifterna. För övrigt är register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Box dokumentdelning
webbaserade möten Adobe Connect
Projektverktyget Projectplace
Zoom e-mötestjänst

Ändamål
För att kunna samarbeta inom projektplanering, dokumentdelning och e-möten.

Behandlingar som utförs

  • Inloggning
  • Inspelning av e-möten
  • Fritext i dokument

Kategorier av personuppgifter

  • E-postadress
  • Personnamn
  • Personuppgifter som förekommer i fritext

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen är nödvändig för att KB ska kunna samarbeta med personer utanför KB och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

E-postlistor L-soft

Ändamål
För att administrera extern kommunikation via e-post-listor.

Behandlingar som utförs

  • Registrering av kontaktpersoner per bibliotek, t.ex. katalogisatörer
  • Arkivering av meddelanden inom respektive lista

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken kan kommunicera med varandra på ett adekvat sätt och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

Lagringsperiod
Kommunikation till KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Libris CXZ epost

Ändamål
För att kommunicera kring ändringar i Librisposter.

Behandlingar som utförs
Webbformulär där katalogisatörer hämtar posten och kommunicerar ändringar.

Kategorier av personuppgifter
E-postadress

Rättslig grund
För att fullgöra Uppgift av allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att ansvariga personer på biblioteken kan kommunicera med varandra på ett adekvat sätt och därmed kunna fullgöra sina uppgifter på ett effektivt sätt.

Lagringsperiod
Kommunikation till KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

Personuppgifter om dig som deltar i undersökningar:

System

Systemet för officiell biblioteksstatistik bibstat.kb.se

Ändamål
För att samla officiell årlig biblioteksstatistik över Svenska biblioteksväsendet.

Behandlingar som utförs

  • Inloggning av registrerande statistikansvarig för respektive bibliotek
  • Kommentarsfält i fritext

Kategorier av personuppgifter

  • E-postadress
  • Personnamn i fritextfält kan förekomma (publiceras ej)

Rättslig grund
Myndighetsutövning. Behandlingen är nödvändig för att KB ska kunna fullfölja sitt uppdrag som statistikansvarig myndighet enligt Lag (2001:99) om den officiella statistiken. Förordning (2001:100) om den officiella statistiken.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Enkätundersökningar Artologic

Ändamål
För att göra enkätundersökningar.

Behandlingar som utförs
Personuppgifters vid svar på enkätundersökningar.

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • E-postadress
  • Adress

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandling är nödvändig för att KB fullfölja sitt uppdrag att ha en nationell överblick över och främja samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

Personuppgifter om dig som donerar material till KB:

System

Diariesystemet W3D3
Handskriftsdatabasen arken.kb.se
Filmdatabasen granges
Accessionliggaren Samla

Ändamål
För att kunna motta donationer av olika materialtyper:

  • Film (filmarkivet)
  • Personarkiv
  • Handskrifter
  • Övrigt

Behandlingar som utförs
Registrering av donator av respektive material i handskriftsdatabasen Arken och diariesystemet W3D3.

Kategorier av personuppgifter

  • Kontaktuppgifter till donator: namn, adress, telefonnummer, e-postadress
  • Personuppgifter som kan förekomma i själva materialet

Rättslig grund

  • Samtycke. Donatorn samtycker att donatorns personuppgifter sparas.
  • För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Personuppgifter som förekommer i själva donerade materialet.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut. Donatorns uppgifter raderas om donatorn tar tillbaka sitt samtycke för behandlingen.

Personuppgifter om dig som söker arbete på KB:

System

ReachMee rekryteringsverktyg

Ändamål
För att kunna hantera sökanden till utannonserade anställningar och praktikplatser.

Behandlingar som utförs
Registrering av sökande till arbeten som KB utannonserar.

Kategorier av personuppgifter

  • Kontaktuppgifter till sökande: namn, adress, telefonnummer, e-postadress
  • Personuppgifter som förekommer i själva ansökningen

Rättslig grund
Samtycke. Sökanden samtycker till behandlingen.

Lagringsperiod
Personuppgifter sparas som längst tre år efter senaste ansökan.

Personuppgifter om dig som är slutkandidat och referent vid rekrytering på KB:

System

Refapp referenstagningsverktyg

Ändamål
För att kunna hantera referenstagning av slutkandidater till utannonserade befattningar och praktikplatser.

Behandlingar som utförs
Registrering av slutkandidat samt dennes referenter i rekrytering till arbeten som KB utannonserar.

Kategorier av personuppgifter

  • Kontaktuppgifter till sökande: namn, telefonnummer, e-postadress
  • Personuppgifter som förekommer i själva referenstagningen

Rättslig grund
Samtycke. Sökanden samtycker till behandlingen.

Lagringsperiod
Personuppgifter sparas som längst två år efter senaste ansökan.

Personuppgifter som finns i bibliografiska kataloger och register som KB hanterar:

System

Libris katalogisering
Libris import och metadatatratten

Ändamål
Samkatalogen för svenska bibliotek.

Behandlingar som utförs
Registrering av bibliografiska poster samt beståndsposter i Libris samkatalog.

Kategorier av personuppgifter

  • Personuppgifter i metadata: upphovsmän, personuppgifter i verksnamn

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Denna insamling av personuppgifter är nödvändig för att kunna upprätta och upprätthålla en fungerande nationell bibliografisk samkatalog.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Libris webbsök (libris.kb.se)
Libris som OPAC
api.libris.kb.se

Ändamål
Gränssnitt för samkatalogen.

Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter i metadata:

  • Upphovsmän (auktoritetsposter)
  • Personuppgifter i verksnamn

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Denna behandling av personuppgifter är nödvändig för att kunna upprätta och tillgängliggöra en fungerande bibliografisk samkatalog.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Regina (regina.kb.se)
Kortkataloger.kb.se
Plåten (platen.kb.se)

Ändamål
Katalog över KB:s fysiska samlingar.

Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter i metadata:

  • Upphovsmän (auktoritetsposter)
  • Personuppgifter i verksnamn

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att KB ska kunna upprätta och tillgängliggöra en fungerande bibliografisk databas.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

LIBRIS uppsök (uppsok.libris.kb.se)

Ändamål
Söktjänst för svenska examensarbeten och studentuppsatser.

Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter i metadata:

  • Upphovsmän (auktoritetsposter)
  • Personuppgifter i verksnamn

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att kunna tillgängliggöra uppsatser publicerade på svenska lärosäten.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

System

Libris Swepub (swepub.kb.se)
Swepub för analys och bibliometri (bibliometri.swepub.kb.se)

Ändamål

  • För att göra universitetens och högskolornas vetenskapliga publikationer sökbara.
  • Bibliometrisk analys och databearbetning av vetenskapliga publikationer från svenska lärosäten och myndigheter.

Behandlingar som utförs
Lagring och tillgängliggörande av katalogposter samt uttag av publikationsdata för underlag till bibliometriska analyser.

Kategorier av personuppgifter

Personuppgifter i metadata:

  • Upphovsmän (auktoritetsposter)
  • Personuppgifter i verksnamn
  • Uppgifter om kön
  • PersonID (loginuppgift för forskare)
  • Affiliering till lärosäte
  • ORCID (identifierare för författare av vetenskapliga publikationer)

Rättslig grund

Fullgöra en Rättslig förpliktelse. Behandlingen av personuppgifter är nödvändig för att KB ska kunna tillhandahålla en fullgod och heltäckande datakälla för utvärdering av svenska vetenskapliga publikationer. 3 § Förordning (2008:1421) med instruktion för Kungliga biblioteket.

Lagringsperiod
Register på KB är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

Personuppgifter som finns i samlingarna:

System

Svenska tidningar (tidningar.kb.se)

Ändamål
För att tillhandahålla digitiserad dagspress och tidsskrifter.

Behandlingar som utförs

  • Att göra digitiserade tidningar tillgängliga för besökare i KB:s lokaler och på vissa universitets- och folkbibliotek.
  • Registrering av e-postadress av användare. Lista av sidor som användare vill spara. Utskick per e-post av kopior av tidningsartiklar som användare önskar skicka till sig själv.

Kategorier av personuppgifter

  • Materialet i samlingen: Alla personuppgifter som har publicerats i svensk dagspress.
  • Användaruppgifter: E-postadress som användarnamn.

Rättslig grund

  • Materialet i samlingen: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett arkivändamål av allmänt intresse. Behandlingarna ingår i KB:s uppdrag att samla, bevara och tillgängliggöra källmaterial.
  • Användaruppgifter: Användare lämnar sitt samtycke till att behandlingen görs.

Lagringsperiod

  • Personuppgifter i de digitiserade tidningarna raderas under vissa förutsättningar för att tillgodose den registrerades rättigheter.
  • Användaruppgifter: Namnet på användarkontot och listan på användares favoriter sparas så länge användarkontot finns. Så snart kontot avslutas av användaren, raderas även dessa uppgifter.

System

Kulturarw3

Ändamål
Att samla in och bevara svenska webbsidor för arkiv- och forskningsändamål.

Behandlingar som utförs
Automatiskt samla in svenska webbsidor och göra dem tillgängliga på en besöksplats på KB:s lokaler.

Kategorier av personuppgifter
Alla personuppgifter som har publicerats i det svenska materialet på Internet.

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. KB får behandla personuppgifter inom projektets ramar. Förordning (2002:287) om behandling av personuppgifter i Kungliga bibliotekets digitala kulturarvsprojekt.

Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.

System

data.kb.se:

  • Auktoritetsdata
  • Nationalbibliografin
  • Kartor
  • Ljudinspelningar
  • Handskrifter
  • Filmgranskningskort från Statens biografbyrå (censurkort)
  • Biblioteksstatistik
  • Utgifter för vetenskaplig publicering på svenska lärosäten
  • Svenska språkmodeller
  • Äldre tryck

Weburn:

  • Bilder
  • Ebooks on demand
  • Handskrifter
  • Kartor
  • SOU
  • Vardagstryck
  • Äldre tryck

filmarkivforskning.se:

  • Digitaliserad filmhistorisk litteratur

Ändamål
Att bevara och tillgängliggöra digitaliserad material ur KB:s tryckta samlingar samt handskrifter och bilder.

Behandlingar som utförs
Tillgängliggörande av dokument.

Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter som förekommer i digitaliserade materialet.

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i KB:s uppdrag att tillgängliggöra sina samlingar.

Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.

System

Svensk mediedatabas SMDB (smdb.kb.se)

Ändamål
Att samla in och bevara svenskt audiovisuellt material:

  • Film
  • TV-sändningar
  • Radiosändningar
  • Musikinspelningar
  • Datorspel

Behandlingar som utförs
Bevarande, digitalisering och tillgängliggörande av insamlat material.

Kategorier av personuppgifter

  • Upphovsmän, förläggare
  • Alla personuppgifter som förekommer i titlar
  • Alla personuppgifter som förekommer ostrukturerad i själva materialet

Rättslig grund
För att fullgöra en Uppgift av allmänt intresse. Det ingår i KB:s uppdrag att samla in, bevara och tillgängliggöra de audiovisuella samlingarna.

Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.

System

Filmarkivet i Grängesberg

Ändamål
För att bevara svensk smalfilm som aldrig visats på biograf, såsom hembygdsfilmer, industrifilmer, föreningsfilmer, undervisningsfilmer och amatörfilmer.

Behandlingar som utförs
Bevarande och digitalisering av insamlad material.

Kategorier av personuppgifter
Personuppgifter som kan förekomma i materialet.

Rättslig grund
Uppgift av allmänt intresse. Filmarkivet är ett kulturhistoriskt arkiv för svenska folkets filmer. Filmerna kommer från föreningar, företag, kommuner, arkiv, museer och privatpersoner. Det är dokumenterande, icke fiktiva filmer som inte producerats med avseende på biografvisning. Dessa filmer speglar det svenska 1900-talet och är en viktig del av vårt kulturarv, som angeläget källmaterial för forskning.

Lagringsperiod
Personuppgifter raderas inte.

Personuppgifter om dig som deltar i utbildningar och arrangemang som KB ordnar:

System

Delegia bokningssystem.

Ändamål
Ändamålet med behandlingen är att administrera arrangemang som KB ordnar.

Behandlingar som utförs

  • Registrering av deltagare
  • Hantering av fakturor och betalningar
  • Publicering av deltagarlistor

Kategorier av personuppgifter

  • Namn
  • Telefonnummer
  • Address
  • E-postadress
  • Faktureringsuppgifter
  • Nödvändiga uppgifter om deltagare såsom val av kost

Rättslig grund

  • För att Fullgöra avtal. Behandlingen är nödvändig för att kunna hantera anmälningar av deltagare och fakturering.
  • Samtycke. Publicering av deltagares namn i deltagarlista sker om deltagaren lämnat sitt samtycke.

Lagringsperiod

Uppgifter i Delegia bokningssystem är allmänna handlingar och kan inte raderas utan gallringsbeslut.

  • Personuppgiftsbiträden. I de fall det är nödvändigt för att vi ska kunna erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner.

    När dina personuppgifter delas med personuppgiftsbiträden sker det endast för ändamål som är förenliga med de ändamål för vilka vi har samlat in informationen. Vi har skriftliga avtal med alla personuppgiftsbiträden genom vilka de garanterar säkerheten för de personuppgifter som behandlas och åtar sig att följa våra säkerhetskrav samt begränsningar och krav avseende internationell överföring av personuppgifter.

    Organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Vi kan komma att dela dina personuppgifter med vissa organisationer som är självständigt personuppgiftsansvariga. Självständiga personuppgiftsansvariga som vi delar dina personuppgifter med är:

    1. Statliga myndigheter (polisen, skatteverket eller andra myndigheter) om vi är skyldiga att göra det enligt lag.
    2. Universitets- och folkbibliotek.
    3. Företag som ombesörjer allmänna varutransporter (logistikföretag och speditörer).
    4. Företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer).

    När dina personuppgifter delas med en organisation som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller den organisationens integritetspolicy och personuppgiftshantering.

  • Personuppgifter som KB hanterar sparas främst på IT-system som befinner på KB:s egna datorhallar i KB:s lokaler. I vissa fall använder sig KB av personuppgiftsbiträden, och då hanteras personuppgifter i system utanför KB:s lokaler. I varje fall följer KB lämpliga tekniska och organisatoriska rutiner för att skydda dina personuppgifter.

  • Rätt till information: Du har rätt som den registrerade att få information när dina personuppgifter behandlas. Information om personuppgiftsbehandlingen ska lämnas av den personuppgiftsansvarige (KB) både när uppgifterna samlas in och när den registrerade annars begär det. Därutöver finns det vissa tillfällen när särskild information ska ges till den registrerade, till exempel om det inträffar ett dataintrång eller liknande (en personuppgiftsincident) hos den personuppgiftsansvarige och det finns risk för till exempel identitetsstöld eller bedrägeri. Informationen ska tillhandahållas kostnadsfritt i en lättillgänglig, skriftlig form (vilket kan vara i elektronisk form) och med ett tydligt och enkelt språk.

    Rätt till rättelse: Du har rätt att vända dig till KB och be att få felaktiga uppgifter rättade. Det innebär också att du har rätt att komplettera med sådana personuppgifter som saknas och som är relevanta med hänsyn till ändamålet med personuppgiftsbehandlingen

    Rätt till radering: Du har rätt att vända dig till KB och be att personuppgifterna som avser dig raderas. Uppgifterna måste raderas i följande fall:

    • Om uppgifterna inte längre behövs för de ändamål som de samlades in för
    • Om behandlingen grundar sig på samtycke och samtycket återkallas
    • Om du motsätter sig personuppgiftsbehandling som sker inom ramen för myndighetsutövning och det inte finns berättigade skäl som väger tyngre än ditt intresse
    • Om personuppgifterna har behandlats olagligt
    • Om radering krävs för att uppfylla en rättslig skyldighet
    • Om personuppgifterna avser barn och har samlats in i samband med att barnet skapar en profil i ett socialt nätverk.

    Observera att rätten till radering inte gäller i den utsträckning som behandlingen är nödvändig, bland annat:

    • För att utöva rätten till yttrande- och informationsfrihet.
    • För att uppfylla en rättslig förpliktelse som kräver behandling enligt unionsrätten eller enligt en medlemsstats nationella rätt som den personuppgiftsansvarige omfattas av eller för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som är ett led i myndighetsutövning som utförs av den personuppgiftsansvarige.
    • För arkivändamål av allmänt intresse, vetenskapliga eller historiska forskningsändamål eller statistiska i den utsträckning som den rätten att bli raderad sannolikt omöjliggör eller avsevärt försvårar uppnåendet av syftet med den behandlingen.
    • För att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

    Rätt till begränsning: Du kan begära att behandlingen av dina personuppgifter begränsas. Med begränsning menas att uppgifterna markeras så att dessa i framtiden endast får behandlas för vissa avgränsade syften. Rätten till begränsning gäller bland annat när den registrerade anser att uppgifterna är felaktiga och begärt rättelse. I sådana fall kan den registrerade även begära att behandlingen av uppgifterna begränsas under tiden uppgifternas korrekthet utreds.

    Rätt till invändning: Du kan invända mot KB:s behandling av dina personuppgifter. Rätten att invända gäller när personuppgifter behandlas för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Under vissa förutsättningar ska då KB upphöra med behandlingen. Särskilda regler gäller för personuppgifter som behandlas för vetenskapliga och historiska forskningsändamål eller statistiska ändamål.

  • Kungliga biblioteket är en statlig myndighet. Som myndighet omfattas Kungliga biblioteket av offentlighetsprincipen. Det innebär att alla handlingar, inklusive personuppgifter, som ges in till Kungliga biblioteket blir allmänna handlingar som kan komma att lämnas ut till den som begär det. I vissa fall kan dock uppgifter omfattas av sekretess och lämnas därför inte ut.

    Kungliga bibliotekets samlingar är inte allmänna handlingar.

  • Gallring innebär att handlingar eller uppgifter tillhörande ett arkiv avlägsnas och förstörs enligt fastställda kriterier. Den är därmed ett aktivt ingrepp som bygger på att man dessförinnan har gjort en bedömning av handlingarnas eller uppgifternas informations- eller bevisvärde över tid och dokumenterat detta.

    Allmänna handlingar kan gallras, alltså raderas, enbart efter gallringsbeslut. Huvudregeln är att arkiven skall bevaras.

  • Personnummer kan räknas till personuppgifter som är särskilt integritetskänsliga. Därmed hanterar KB personnummer endast om ändamålet av behandlingen särskilt motiverar det.

  • KB:s tjänster är designade för att minska risken för spridning av uppgifter om vad du söker efter och tittar på till andra. Vi använder cookies, som är en liten textfil som lagras på din dator när du besöker en webbplats. Nästa gång du besöker webbplatsen kan webbläsaren använda den för att visa sidorna enligt dina inställningar. Det finns två typer av cookies:

    • en permanent cookie ligger kvar på besökarens dator under en bestämd tid.
    • en sessionscookie lagras tillfälligt i datorns minne under tiden en besökare är inne på en webbsida. Den försvinner när du stänger din webbläsare.

    Om du inte accepterar att cookies används kan du stänga av cookies i din webbläsares säkerhetsinställningar. Du kan även ställa in webbläsaren så att du får en fråga varje gång webbplatsen försöker placera en cookie på din dator. Genom webbläsaren kan också tidigare lagrade cookies raderas, se webbläsarens hjälpsidor för mer information.

    Enligt lag ska alla som besöker en webbplats informeras om cookies. Läs mer om cookies på Post- och telestyrelsens webbplats.

    Vi använder vår egen interna webbstatistiklösning för att mäta användningen av sajten. Informationen som samlas in används för att förbättra sajten. Informationen lagras i vår egen datorhall och kan inte användas av tredje part i marknadsföringssyfte.

    KB:s webbplatser har designats för att minska risken för spridning av uppgifter om vad du söker efter och tittar på till andra.

  • KB har flera lager av system för att skydda dina personuppgifter. Dessa består av brandväggar, system för att upptäcka virus och intrång samt system för backup. Dina personuppgifter är tillgängliga endast för personal som har behov att behandla dem enligt de ändamål KB specificerat.

  • En tillsynsmyndighet i varje EU-land ska övervaka att de som behandlar personuppgifter följer dataskyddsförordningen. Tillsynsmyndigheten ska vara fullständigt oberoende i utförandet av sina uppgifter och utövandet av sina befogenheter.

    Som tillsynsmyndighet har Integritetsskyddsmyndigheten möjlighet att bland annat utfärda varningar och reprimander och att förelägga organisationer att vidta åtgärder. Integritetsskyddsmyndigheten kan även besluta om att begränsa eller förbjuda behandling och att påföra administrativa sanktionsavgifter.

Har du fler frågor om dataskydd?

Du är alltid välkommen att kontakta KB för ytterligare frågor.

Telefon: 010-709 30 00
E-post: kungl.biblioteket@kb.se

Postadress:
Kungliga biblioteket
Box 5039
102 41 Stockholm

Besöksadress: Humlegårdsgatan 26 Humlegården, Stockholm

Tyck till

Hjälpte den här sidan dig?