• Förhandlar och tecknar avtal med leverantörer som deltagande organisationer kan ansluta sig till
• Gör information om avtalen tillgänglig i tjänsten Consortia Manager
• Fakturerar (elektroniska samlingsfakturor)
• Sammanställer och delar publiceringsdata och användningsstatistik
• Delar information om läsning och publicering i tidskriftsavtalen via databasen GOKb och på GitHub
• Anordnar konferenser och webbinarier och sprider information genom en intern e-postlista för konsortiets deltagare

Vad KB:s handläggare inte gör

• Hjälper inte till med urval inför förvärv
• Hjälper inte till med tillgängliggörande av de licensierade materialet i avtalen
• Hanterar inte åtkomstproblem. Kontakta leverantören direkt med ansvarig handläggare på kopia.

Deltagande organisationer hittar information om avtalen i det webbaserade administrationsverktyget Consortia Manager, där varje organisation har ett eget lösenordskyddat konto.

Dessutom finns en intern e-postlista, den så kallade Upphandlingslistan, som är en sluten lista för konsortiets deltagare. Från den skickas regelbundet information om till exempel nya erbjudanden och avtal, påminnelser om svarsfrister och protokoll från Bibsamkonsortiets styrgruppsmöten.

Upphandlingslistan är endast till för Bibsamkonsortiet deltagande organisationer. Därför registreras nya mottagare på listan av bibliotekschef eller huvudansvarig kontaktperson för kommunikation med KB angående Bibsamavtalen. Skicka ett meddelande till bibsamkonsortiet@kb.se om ni behöver registrera en ny mottagare.

Det är endast möjligt att gå med i avtal inför varje årsskifte. Beställning görs i Consortia Manager, där nya erbjudanden publiceras under hösten.

För löpande avtal är sista svarsdatum 15 oktober för tidskriftsavtal och 15 november för databasavtal. Avtal med nya leverantörer och avtal som är under omförhandling kan ha senare svarstider.

I erbjudanden finns information om:

• innehåll
• avtalsperiod
• prismodell
• priser
• titellistor
• ansvarig handläggare på KB

I samband med att ett nytt erbjudande publiceras skickas e-post ut till deltagande organisationer.

I löpande avtal framgår inte alltid priset för organisationer som inte tidigare deltagit i avtalet. Organisationer som är intresserade av en prisuppgift ska höra av sig till ansvarig handläggare senast vid höstterminens start. Läs mer om priser och prismodeller nedan.

Svar till leverantören

När svarsfristen gått ut skickar ansvarig handläggare på KB en beställning till leverantören med information om vilka organisationer som går med i avtalet, överenskommet pris, kontaktperson och IP-adresser.

Fleråriga avtal har i regel en klausul som ger deltagande organisationer möjlighet att gå ur avtalet inför varje årsskifte.

Organisationer som vill gå ur löpande avtal måste avbeställa respektive avtal i Consortia Manager innan angiven svarsfrist:

• Tidskriftsavtal – 15 oktober
• Databasavtal – 15 november

Det är mycket viktigt att tidsfristen för att gå ur ett avtal respekteras! I vissa fall krävs att man kan visa på budgetnedskärningar för att få gå ur avtalet.

Enskilda organisationer som går ur ett tidskriftsavtal före avtalsperiodens slut, får som regel fortsatt tillgång till de årgångar som publicerades under året man var med i avtalet. Man bör dock alltid kontrollera vilka villkor som gäller för det specifika avtalet.

Det finns ingen standardiserad prismodell. Det totala priset för ett avtal baseras på olika parametrar som till exempel publicerade artiklar, tidigare pris och antal heltidsekvivalenter/personal hos deltagande organisationer.

Priset beror även på vilken typ av resurs som avtalet omfattar. För tidskriftsavtal, där öppet tillgänglig publicering ingår, tillämpas Bibsamkonsortiets interna omfördelningsmodell. Den innebär i korthet att 90 procent av det totala priset fördelas enligt andel publicering inom avtalet och 10 procent fördelas enligt andel heltidsekvivalenter inom avtalet.

Avtalsparter

Parter i avtalen är deltagande organisation(er) och respektive leverantör. Via fullmakt agerar KB ombud för de deltagande organisationerna och riksbibliotekarien undertecknar avtalen.

För fleråriga avtal upprättas ett huvudavtal inför år ett och tillägg/ändringar görs sedan för kommande år. Det är de enskilda organisationernas ansvar att se till att avtalet efterlevs.

Avtalen publiceras i Consortia Manager

När ett påskrivet avtal/ändring har upprättats publiceras det i sin helhet i Consortia Manager, som en bilaga på respektive avtals sida. KB skickar även ut ett meddelande för att uppmärksamma deltagande organisationer på att ett nytt avtal finns tillgängligt.

Fakturor

Leverantörerna skickar fakturor till KB i början av det kalenderår som avtalet omfattar. De betalas av KB. KB skickar i sin tur en samlingsfaktura till varje organisation.

Organisationer som är statliga myndigheter eller statligt ägda forskningsinstitut kan anmäla intresse för att delta i Bibsamkonsortiet.

Ansökan ska innehålla

• Allmän information om organisationen
• Ägarstruktur
• Regerings-/forskningsuppdrag
• Organisationsnummer
• Kontaktperson (namn, e-post, telefon, adress) för avtalen
• Faktureringsadress, kontaktperson (namn och e-post), samt beställar-id för e-fakturor
• E-postadresser till de personer som önskar få utskick från Bibsamkonsortiets e-postlista
• Antal årsverken enligt aktuell årsredovisning
• IP-nummer/proxy
• Organisationsnamnet på engelska
• Organisationens samtliga e-postdomäner, inklusive underdomäner

Skicka in ansökan

Ansökan undertecknas av behörig chef och skickas till bibsamkonsortiet@kb.se.

Samarbetsavtal och fullmakt

Styrgruppen för Bibsamkonsortiet bereder inkomna intresseansökningar och lägger fram förslag till beslut till riksbibliotekarien. När en organisation har blivit godkänd som deltagare måste ett samarbetsavtal och en fullmakt undertecknas.

Samarbetsavtalet formaliserar KB:s och de deltagande organisationernas åtaganden. Fullmakten ger KB rätt att företräda organisationen gällande förhandling och tecknande av avtal för öppet tillgänglig publicering samt tillgång till vetenskapliga tidskrifter och databaser.