Riktlinjer för artikelkatalogisering

De här riktlinjerna ska fungera som ett stöd för dem som katalogiserar bidrag (artikelindexerar) i LIBRIS. Här finns också en samling kommenterade exempel. De kan vara till hjälp om du undrar hur fälten 773 och 787 ska utformas i olika fall.

Märkning för ämnesbibliografier (fält 042) behandlas inte i de här riktlinjerna. Den informationen finns i dokumentet   Riktlinjer för beståndsregistrering. Observera att det inte längre är obligatoriskt att upprätta beståndspost för ämnesbibliografi, som det står där.

Katalogisering av bidrag

Katalogisering av bidrag (artikelindexering) har mycket gemensamt med annan LIBRIS-katalogisering. Det är till exempel lika viktigt att alltid validera namnformer och att undvika dubblettposter.

Därför behandlar de här riktlinjerna bara vissa frågor som är speciella för bidragskatalogiseringen. Framför allt handlar det om utformningen av det obligatoriska 773-fältet i katalogposter för bidrag/artikel.

När du katalogiserar ett bidrag, till exempel ur en årsbok, en tidskrift eller en monografi, är det viktigt att välja korrekta värden i katalogpostens "huvud", det som i katalogiseringsklienten kallas för Postetikett (fält 000).

Under "Bibliografisk nivå" väljer du i regel alternativ "a", det vill säga "Bidrag: Monografiskt". Detta är redan korrekt ifyllt om du använder hämta mall-funktionen.

En grundläggande regel är att en katalogpost för bidrag inte ska innehålla fälten 260 och 300. Däremot ska den alltid innehålla det obligatoriska fältet 773. Det är där man länkar till bidragets så kallade värdpublikation, det vill säga talar om exakt var en användare kan hitta det aktuella bidraget. Det är viktigt att länka på det sätt som beskrivs i riktlinjerna och exempelsamlingen.

Utformning av 773-fältet

Om man ska utforma ett 773-fält manuellt ställs man inför vissa val: Vilka uppgifter ska tas med när man beskriver bidragets värdpublikation och bidragets placering i värdpublikationen? Hur utförlig behöver man vara? Samma sak gäller fält 787 när man ska registrera recensionsposter och replikskiften.

Man kan tänka sig olika grad av fullständighet. Vid all nyregistrering av bidrag rekommenderar vi den något förenklade nivå som visas i exempelsamlingen. Det är den nivå som finns i hämta mall-funktionen.

I alla de bidragsposter som är konverterade från det gamla LIBRIS-systemet, det vill säga poster som registrerades före januari 2002, finns en högre fullständighetsnivå i 773- och 787-fälten.

Det är tillåtet att utgå från ett sådant konverterat 773-fält och kopiera det vid nyregistrering, men huvudregeln är att du bör använda den nivå som illustreras i exempelsamlingen. En grundtanke med den nivå som finns där är att du inte ska "katalogisera om" värdpublikationen fullständigt i varje katalogpost som beskriver ett bidrag ur den. 773-fältets funktion i LIBRIS är främst till för att leda användaren från katalogposten för bidraget till katalogposten för bidragets värdpublikation.

I Katalogiseringsregler för svenska bibliotek (KRS) finns stöd för att förenkla i katalogposten när man beskriver värdpublikationen. Där står att en bidragskatalogisering (som i KRS kallas "i"-analys) ... består av en beskrivning av bidraget följt av en kort uppgift om det fullständiga objektet (värdobjektet) i vilket bidraget ingår samt en upplysning om var i värdobjektet bidraget återfinns (KRS 13.5AS.0A).

Arbetsgång för katalogisering av bidrag

Den här arbetsgången rekommenderar KB för att katalogisera bidrag.

Kontrollera först att bidraget inte redan finns i LIBRIS, så att det inte blir ett dubblettinlägg. Det är också bra att kontrollera om andra bidrag ur samma värdpublikation redan finns inlagda. Sök då i Voyagers non-keyword via alternativet "del av/ingår i" eller sök i LIBRIS - Index A-Ö via alternativet "värdpublikation".

Beroende på sökresultatet gäller därefter något av följande:

Inga bidrag ur den aktuella värdpublikationen finns i LIBRIS. Registrera bidraget med stöd av hämta mall-funktionen och exempelsamlingen. Registrera indexeringslänk i den bibliografiska posten för värdpublikationen.

Ett eller flera andra bidrag ur den aktuella värdpublikationen finns i LIBRIS. Om 773-fältet i en sådan bidragspost verkar korrekt, kan du kopiera 773-fältet eller hela katalogposten. Därefter kan du använda det kopierade fältet - eller den kopierade hela posten - som mall för att registrera det nya bidraget. Det fungerar också att direkt gå vidare och använda hämta mall-funktionen. Om du bara hittar konverterade bidrag ur värdpublikationen (registrerade före januari 2002) ska du använda hämta mall-funktionen och registrera ett 773-fält, som är utformat enligt nivån i exempelsamlingen.

Der viktigaste är att inte lägga in fler varianter av 773-fältet utöver "konverteringsmodellen" och "exempelsamlingsmodellen" för en och samma värdpublikation.

Att arbeta med "hämta mall"-funktionen

I LIBRIS/Voyager finns en stödfunktion med ett antal centralt skapade mallar. Den är till mycket stor hjälp vid katalogisering av bidrag, särskilt för att utforma fält 773.

Arbetet med hämta mallar-funktionen fungerar i korthet så här:

  • Första gången ett bidrag ur en värdpublikation ska registreras, söker du fram den bibliografiska posten för den värdpublikation. Det kan till exempel vara den bibliografiska posten för ett samlingsverk, huvudposten för en årsbok eller huvudposten för en tidskrift.
  • Låt den korrekta bibliografiska posten stå i öppnat läge. Klicka sedan på "New" för att skapa en ny bibliografisk post för ett bidrag ur publikationen.

Om värdpublikationen är en monografi, till exempel ett samlingsverk, så klickar du med den bibliografiska posten för monografin öppen på någon av mallarna "Bidrag till monografi (med 1XX)" eller "Bidrag till monografi (utan 1XX)".

Om värdpublikationen är en årsbok eller en tidskrift så klickar du på motsvarande sätt på någon av mallarna ”Bidrag till tidskrift (nyckeltitel)” (om värdpublikationen har fält 222) eller ”Bidrag till tidskrift (utan nyckeltitel)” (om värdpublikationen saknar fält 222).

  • När du har klickat på lämplig mall får du upp början till en ny katalogpost för bidrag med ett förberett 773-fält. Då finns både korrekt ISBN/ISSN och korrekt bibID redan på plats i 773-fältet. Det är den största fördelen med hämta mall-funktionen, men tänk på att du måste lägga in vissa uppgifter i bidragspostens 008-fält manuellt. Det gäller främst uppgifter om utgivningsår samt uppgifter om utgivningsland och språk om de inte ska vara Sverige respektive svenska (som är förvalt i mallen).
  • Gör nu klart katalogposten för bidraget. Redigera det förberedda 773-fältet så att det överensstämmer med det bidrag som ska registreras vad gäller år, årgång, häfte, paginering och liknande. Följ ett lämpligt exempel i exempelsamlingen.
  • När den första bidragsposten till en värdpublikation är färdig och sparad, rekommenderar vi att de följande bidragen ur samma publikation registreras med den först katalogiserade och sparade bidragsposten som mall. Arbeta alltså vidare genom att kopiera den första postens 773-fält. Ändra bara paginering och så vidare i de kommande posterna. Du kan också arbeta vidare genom att kopiera hela den nygjorda bidragsposten och skapa ytterligare bidragsposter genom att redigera kopian.

Mer information om hämta mall-funktionen finns i dokumentet  Länka sammanhörande bibliografiska poster (via 760-787).

Registrering av olika länkar

För att länkningen mellan värdpublikation och ingående delar ska fungera behöver de som indexerar bidrag märka de bibliografiska posterna för alla värdpublikationer.

Märkningen gör du genom att lägga in ett 599-fält i den bibliografiska posten för värdpublikationen enligt följande:

599 _ _ #a Indexeringslänk

Om du har registrerat en recension i den bibliografiska posten för en monografi (om registrering av recensioner, se Exempelsamlingen) gör du på motsvarande sätt:

599 _ _ #a Recensionslänk

I den bibliografiska posten för ett objekt där du har registrerat kommentar, replik och så vidare (om registrering av kommentarer och repliker, se Exempelsamlingen) lägger du in:

599 _ _ #a Kommentarlänk

Viktigt att vara enhetlig

Om bidragsposter ur samma värdpublikation har 773-fält som är utformade på olika sätt, kan de hamna i olika positioner i LIBRIS Index A-Ö ”värdpublikation”. Det minskar värdet för dem som använder indexet. Därför är det viktigt 773-fälten är enhetliga, till exempel när flera ämnesbibliografier eller bibliotek vid olika tillfällen registrerar artiklar ur samma tidskrift eller årsbok.

Därför rekommenderar KB att de som registrerar bidrag alltid arbetar med kopiering av fält 773 (alternativt kopiering av en hel post). När man en gång utformat ett korrekt 773-fält behöver man sedan bara anpassa paginering och så vidare i delfält g när man ska lägga in ytterligare artiklar ur samma värdpublikation.

Katalogisering av samma text ur flera värdpublikationer

Samma text kan publiceras i två eller flera publikationer. Om du vill indexera fler än en publicering skapar du en katalogpost för varje publicering. Givetvis kan du göra en anmärkning som talar om att texten är publicerad på flera ställen.

Katalogisering av artiklar i elektroniska publikationer

För indexering av bidrag ur elektroniska publikationer gäller följande:

I bidragspostens 773-fält pekar du på den bibliografiska posten för den elektroniska värdpublikationen. Lägg ingen URL i bidragsposten, utan bara i posten för värdpublikationen.

Om en värdpublikation kommit ut i både tryckt och elektronisk version pekar du bara på den version ur vilken indexeringen faktiskt sker. Då är man på den säkra sidan - vissa onlinetidskrifter är helt parallella versioner av den tryckta, andra skiljer sig mer eller mindre kraftigt åt.

Katalogisering av artiklar i monografiska årsboksårgångar och tidskriftshäften


Ibland publiceras en årgång av en årsbok eller ett häfte av en tidskrift som någon slags monografi. Det finns många olika varianter av detta - från en ganska löst påförd tematitel på omslaget till en helt genomförd monografisk publikation med egen, distinkt titel, fullständig titelsida och så vidare. I LIBRIS särkatalogiseras sådana publikationer i olika stor utsträckning av olika bibliotek.

I de här fallen finns två möjliga sätt att peka på värdpublikationen i artikelposten:

  1. Peka på den monografiska posten för årgången eller häftet.
  2. Peka direkt på årsbokens eller tidskriftens huvudpost, precis som när du indexerar artiklar ur ”vanliga” årsboksårgångar eller tidskriftshäften.

Sedan maj 2006 är rekommendationen att alltid välja årsbokens eller tidskriftens huvudpost som pekarmål i artikelposter, även när en årsboksårgång eller ett tidskriftshäfte har en monografisk eller tematisk karaktär.

Det ger dels ett enklare arbetssätt, dels en rad fördelar vid sökning av artiklar ur en viss årsbok eller tidskrift.

Som kompensation kan artiklar som görs med huvudposten som pekarmål få tematiteln eller motsvarande inlagd som serietitel (490-fält) i artikelposten. Om det finns en monografipost som beskriver årsboksårgången eller tidskriftshäftet kan den märkas med en förklarande fras i ett 500-fält. Det gör det lättare för användarna att hitta artiklar. I exempelsamlingen finns mer anvisningar om detta.

Senast uppdaterad: 2008-11-13
Innehållsansvar: Torbjörn Persson, e-post: fornamn.efternamn@kb.se

Relaterad information

 Länka sammanhörande bibliografiska poster (via 760-787)

För att kunna läsa PDF-dokument behöver du programmet Adobe Reader. Det kan du hämta gratis på Adobes webbplats.