Kungliga biblioteket (KB) noterar att det finns variationer i hur de deltagande organisationerna i Swepub hanterar publikationer och tillhörande metadata när forskare lämnar organisationen.

För att uppfylla FAIR-principerna (se exempelvis F1 och A2) ska persistenta identifikatorer inte ändras eller tas bort. Det kan dock finnas skäl till undantag, exempelvis om de identifikatorer som används inte uppfyller GDPR eller då det finns skäl att tro att en risk för detta eller IT-säkerhet föreligger.

För person-id:n i Swepub gäller enligt Nationella riktlinjer för beskrivning av forskningsoutput Länk till annan webbplats. att om författaren har ett ORCID ska detta anges. Om ORCID saknas ska ett lokalt person-id anges. Detta gäller för organisationens egna författare. Det kan anses gälla från och med det att publikationen registreras och framåt eftersom författaren var knuten till lärosätet vid publiceringstillfället även om vederbörande senare lämnar organisationen.

Lokala person-id:n bör utformas som anonyma UUID (Teknisk specifikation om UUID och URN:UUID Länk till annan webbplats. [RFC 9562] version 4, 6 eller 7) i URN-format (t.ex. urn:uuid:550e8400-e29b-41d4-a716-446655440000). Eventuell koppling mellan genererade UUID och andra lokala id:n kan hanteras internt inom organisationen.

KB rekommenderar att tilldelade identifikatorer, inklusive person-id:n, ska så långt som möjligt vara beständiga och inte tas bort vid förändrade affilieringar.

FAIR-principer

F1: (Meta) data are assigned globally unique and persistent identifiers Länk till annan webbplats.

“Globally unique and persistent identifiers remove ambiguity in the meaning of your published data by assigning a unique identifier to every element of metadata and every concept/measurement in your dataset.”

A2: Metadata should be accessible even when the data is no longer available Länk till annan webbplats.

“Metadata are valuable in and of themselves, when planning research, especially replication studies. Even if the original data are missing, tracking down people, institutions or publications associated with the original research can be extremely useful.”