E-resurser från länkserver till Libris

Importrutin för maskinell hantering av bibliotekens avtalsbundna e-resurser

Stora delar av Librisbibliotekens e-resurser hanteras maskinellt via den så kallade metadatatratten i den schemalagda rutinen Från länkserver till Libris. Anslutna bibliotek administrerar sina e-resurser via en lokal länkserver, för närvarande 360 Link (Serials Solution via LM informationstjänst), Full Text finder (EBSCO), LinkSource (EBSCO) och SFX (ExLibris), och relevant beståndsinformation förs maskinellt över till Libris en gång i veckan (för närvarande tisdagar).

Rutinen i korthet

De Librisbibliotek som vill ansluta sig till den schemalagda länkserverrutinen kan anmäla intresse till Libris kundservice.

Här ges en sammanfattning av hur rutinen fungerar och vad de bibliotek som ansluter sig till den bör tänka på. Kompletterande information finns som PDF-filer i högerspalten på denna sida. Till vänster hittar man också undersidor, dels med en förteckning över de bibliotek som för närvarande är anslutna, dels med anvisningar och tips för uppföljande manuella städningsinsatser med mera.

Generellt gäller att biblioteket – normalt i samråd med sin länkserverleverantör – varje helg (fredag-söndag) tar ut en totalfil (fulldump) över sina aktiva resurser/bestånd för export till Libris. Filen ska komprimeras som .zip eller .gz och placeras på anvisad FTP-plats hos KB/Libris. Se även högerspalten för detaljinstruktioner avseende bibliotek med länkserver 360 Link, Full Text finder och LinkSource.

Inmatchning och inläsning i Libris är för närvarande schemalagda till varje tisdag. KB/Libris har satt upp ett script som automatiskt hanterar denna del av processen.

  • Alla nya veckofiler samlas till en gemensam fil och alla titlar/bestånd jämförs mot föregånde veckouttag för att få fram en så kallad diff som enbart speglar förändringar (nya, uppdaterade och borttagna titlar/bestånd)
  • Informationen Librisanpassas och görs om till MARC-poster (bibliografiska poster och beståndsposter)
  • Posterna i den gemensamma totalfilen läses efter matchning in i Libris (se nedan för detaljer om matchningen)
  • Efter avslutad inläsning skickas ett så kallat automagiskt meddelande från metadatatratten ut via e-post till de kontakpersoner som anmält intresse av sådana

Vid behov kan riktade maskinella städningsinsatser genomföras, t.ex. för att rensa bort eventuella kvardröjande inaktiva bestånd i Libris.

Behandling av stora uppdateringsfiler

Den schemalagda veckouppdateringen är konstruerad för att kunna hantera även mycket stora filer. Inmatchning/inläsning i Libris sker normalt 08.00-23.00, och återupptas därefter kl. 08.00 efterföljande dag om veckofilen inte är färdigbehandling.

I enstaka fall händer det att filen är så stor att behandlingstiden överstiger en vecka. I sådana fall förskjuts schemat en vecka, dvs nästa uppdatering påbörjas först efterföljande tisdag. Detta kan t.ex. förekomma i samband med att ett nytt bibliotek ansluts, eller då något eller flera bibliotek har aktiverat/avaktiverat hela avtalspaket som innehåller en stor mängd titlar.

Bibliografiska poster

Vid bearbetningen genereras normalt en mycket rudimentär bibliografisk post. Detta avspeglas i den bibliografiska MARC-posten, dels genom beskrivningsnivå (leader/17=”5”), dels genom en varningsflagga i ett internt anmärkningsfält 599. Villkoret är dock att den innehåller minst e-tidskriftens/e-bokens titel och dess print-ISSN/print-ISBN. Detta innebär att avtalspaket med äldre titlar (t.ex. ECCO – Eighteenth Century Collections Online) inte kan hanteras med denna rutin.

De rudimentära bibliografiska posterna matchas mot befintliga Librisposter, dels på resursens interna länkserver-ID (MARC-fält 035), dels på e-bokens print-ISBN (020$z[1]) respekive e-tidskriftens e-ISSN/print-ISSN (022$a/$z).
[1]. Kommentar: Matchning mot e-bokens e-ISBN (020$a) har tills vidare uteslutits på grund av att det inte fungerar tillfredsställande.

Matchningsproceduren innefattar också ett visst mått av inbyggt automatiskt uppdateringsflöde med syfte att successivt höja den bibliografiska kvaliteten.

  • Uppdaterande länkservergenererade poster (mrg-bib) ersätter alltid bibliografiska Librisposter på samma rudimentära nivå (leader/17=”5”). Däremot sker ingen uppdatering av Librisposter på godkänd nivå (minimi-, biblioteks- eller NB-nivå)
  • Nya länkservergenererade poster (add-bib) läses in oförändrade i Libris, förutsatt att det inte finns någon matchande Librispost

Se även vad som sägs om preliminära poster i Katalogisatörens verktygslåda.

Beståndsposter

All information om plattform/avtalspaket och bestånd/tillgänglighet placeras i samband med bearbetningen i respektive biblioteks beståndspost. Samtliga beståndsposter för respektive titel behandlas i direkt anslutning till inmatchning av de bibliografiska posterna.

  • Nya beståndsposter (add-hol) läggs till och kopplas till aktuell bibliografisk Librispost
  • Uppdaterande beståndsposter (rpl-hol) ersätter helt och hållet det gamla Librisbeståndet
  • Borttagsmarkerade beståndsposter (del-hol) tar automatiskt bort befintligt bestånd för aktuellt bibliotek (aktuell sigel)

Observera att länkservergenererade beståndsposter inte kan kompletteras manuellt eftersom de skrivs över vid kommande veckoupptadatering.

Automagiska meddelanden från Metadattratten

De bibliotek som så önskar kan abonnera på inläsningsrapporter via e-post, så kallade automagiska meddelanden från metadatatratten. Rapporterna redovisar aktuell status för respektive biblioteks e-resursbestånd, och hur de aktiveringar/avaktiveringar som görs i deras egen länkserver inverkar på beståndet i Libris. Via inläsningsrapporterna kan man också följa hur behandlingen av stora veckofiler (som tar mer än en dag att läsa in i Libris) fortskrider.

Metadatatrattsmeddelandena kan även användas som underlag för manuella städningsinsatser (se nedan).

Anmäl e-postmottagare i samband med anslutning, eller till Libris kundservice vid ändrad mottagare.

Kompletterande städnings- och uppgraderingsinsatser

Intentionen är att minimera behovet av manuella katalogiseringsinsatser i Libris, och att de avtalsbundna e-resurserna huvudsakligen ska administreras via bibliotekens länkservrar. Men det uppstår ändå dubbletter (benämnda mul-bib i inläsningsrapporterna) och andra fel som kan behöva åtgärdas. Det är också önskvärt att de rudimentära bibliografiska posterna i så stor utsträckning som möjligt  uppgraderas till högre nivå.

Manuella insatser

Vid manuella städnings- och uppgraderingsinsatser bör man iaktta viss försiktighet. Det kan lätt uppstå konflikter med det schemalagda uppdateringsflödet. Bibliotekens tillgång till e-resurser förändras hela tiden och det är stora mängder som hanteras automatiskt varje vecka.

För att underlätta manuella städnings- och uppgraderingsinsatser har en sida med anvisningar och tips om hur man kan gå till väga sammanställts (se vänstermenyn.)

E-boksberikning

Som komplement finns inom Libriskollektivet ett samarbetsprojekt för e-boksberikning. Syftet med detta projekt är att mängduppgradera de rudimentära länkservergenererade bibliografiska posterna med hjälp av de MARC-poster som respektive leverantör tillhandahåller. Biblioteken ansvarar för

  • att inhämta leverantörens godkännande om att posterna får göras tillgängliga under CC0-licens i Libris,
  • att bearbeta (Librisanpassa) posterna, och
  • att efter godkännande lägga upp dem på anvisad FTP-plats för automatisk import till Libris.

Att tänka på inför anslutning

Generellt gäller följande. För bibliotek med länkserver 360 Link och LinkSource (och inom kort även Full Text Finder) finns även PDF-dokument med särskilda detaljinstruktioner (se högerspalten).

Dedicerad länkserversigel

En rekommendation är att all länkserverimport körs på en för ändamålet dedicerad sigel, såsom hittills har gjorts (Cdig, Hdig etc.). Skälen är bland annat

  • att initial bortrensning av inaktuellt bestånd och dubblettbestånd underlättas,
  • att risken för konflikter med manuellt katalogiserat bestånd reduceras; det är inte möjligt att manuellt lägga till uppgifter i en länkservergenererad beståndspost, och
  • att uppsättning av separat ”länkserverprofil” i Libris batchexport underlättas

Sigel väljs i samråd med KB och hanteras i Biblioteksdatabasen på i princip samma sätt som en institutionssigel.
Exempel: länkserversigel Udix (Uppsala universitetsbibliotek, Digitala biblioteket) ingår i organisation UUB.

Anmärkningstext (MARC-fält 856)

Biblioteken har möjlighet att förse beståndspostens 856-fält med valfri anmärkning (till exempel Tillgänglig för användare inom Karolinska institutet eller Online access for BTH).

Kontakta KB/Libris om sigel och anmärkningstext innan ni går vidare i arbetet med att sätta upp en exportrutin.

Resurser som ska uteslutas från Librisinläsning

Print-resurser ska alltid uteslutas. Detta görs genom att biblioteket ger de aktuella printpaketen ett publikt namn som innehåller frasen ’print journals’ (exempel: ’Chalmers print journals'.

Biblioteket kan dessutom göra biblioteksspecifika undantag för de eventuella övriga resurser man vill utesluta från Librisinläsning, genom att sätta ett understreck (_) omedelbart efter paketets publika namn. Det kan gälla fritt tillgängliga resurser men även testabonnemang och liknande (exempel: ’Versita Open_’ ’ Online database_’).Postexport

Export till lokalt system

Länkservergernererade poster/bestånd kan hämtas till lokalt system enligt bibliotekets normala importmetod. Om så önskas kan Libris Kundservice också hjälpta till att sätta upp en separat exportporfil för den dedicerade länkserversigeln (se  Libris batchexport).

Egen fjärrlånebrevlåda

Avtalen tillåter i allmänhet kopieleveranser. Om så inte redan har gjorts rekommenderas att den nyupplagda sigeln öppnas för inkommande fjärrlånebeställningar (fjärrutlån). Se Biblioteksdatabasen.

Man bör då tänka på att varje enskild sigel får en egen fjärrlånebrevlåda i anslutning till att biblioteket öppnar för fjärrlån. Detta innebär att fjärrlån till de bibliotek som har flera sigler (institutionssigler och/eller digitala länkserversigler) måste bevakas var för sig. Däremot behöver man inte göra någon ny inloggning. I en nya versionen av Libris fjärrlån finns en meny där man enkelt kan växla mellan olika brevlådor inom den egna organisationen.

Söka fram bestånd i Libris

Man kan använda Libris webbsök för att söka fram hur många titlar som har kommit in i Libris för respektive paket. Använd  sökkod minaonline och placera sigel plus det publika paktenamnet inom parentes. Paketnamnet kan kopieras från beståndspostens 856z.

Exempel:
minaonline:(Bthd Academic Search Elite)
minaonline:(Gdix Taylor & Francis Science and Technology Library)
minaonline:(Kdig Ebrary Academic Complete)

Senast uppdaterad: 2015-10-23
Innehållsansvar: Maia Dexander, e-post: fornamn.efternamn@kb.se

  Principskiss Metadatatratten

Länkserverinstruktioner
  360 Link (Serials Solution)
  Full Text Finder (EBSCO)
  LinkSource (EBSCO)

Städningsanvisningar
(mul-bib m.m.)
  Sammanfattning
  Exempel på mul-bib

Slå samman bibliografiska dubblettposter

Länka om beståndspost

Preliminära poster