Frågor och svar, fjärrlån

Inlån

Vad är Inkorgen? Vilka beställningar ligger där?

• I Inkorgen redovisas aktuell status för de beställningar du skickat iväg till andra bibliotek. Så snart status ändrats för beställningen (ett negativt/positivt svar har lämnats, beställningen har remitterats etc.) finns ett besked om detta i Inkorgen i form av en kopia av beställningen.
  
• När du läst senaste nytt om beställningen kan kopian makuleras. Ett original finns alltid kvar på sin ordinarie plats i systemet.
  
• Inkorgen är till för att underlätta det dagliga arbetet. Om du rensar bort de beställningar, som redan behandlats vet såväl kollegorna som du själv vilka beställningar som eventuellt återstår att åtgärda.

Vad är historik?

• I bilden som ger detaljinformation om en ivägsänd beställning finns nu ett textfält för interna noteringar om aktuell beställning under rubriken Historik.
  
• Dessa noteringar (angående kontakter med beställaren etc.) följer med beställningen och kan endast läsas av inlånande bibliotek.

Negativt svar

• På beställningar med status Negativt svar (orsak: förkommen, ej tillgänglig m.m.) finns inte alternativet att skicka önskemål om reservation. Finns ytterligare bibliotek som har boken i  sina samlingar kan däremot en ombeställning göras (i svarsbilden för negativt svar).

Kan reserveras/Reservera

• På beställningar med status Kan reserveras finns möjlighet att skicka ett önskemål om reservation.
  
• Markera Reservera (i svarsbilden för Kan reserveras) vid det (något av de) bibliotek som tar emot reservationsönskemål, tryck Skicka svar.

Levererade

• Listan över beställningar med status Levererade redovisar beställningar som är effektuerade. Beställt material är på väg. Det är inte alla bibliotek med utlåneservice via LIBRIS som lämnar detta svar i systemet (valfri funktion).

Hur gör jag en ombeställning?

• I svarsbilden på de beställningar som fått negativt svar finns funktionen Ombeställning.
  
• Klicka på Ombeställning för att komma till beställningsbilden för ny beställning. Tidigare ifyllda uppgifter (med undantag för remisskedja) finns ifyllda. Uppgift om att beställningen är en ombeställning redovisas på meddelanderaden.
  
• Beställningen kan nu skickas vidare till nya bibliotek alt. i retur till bibliotek som haft beställningen tidigare.

Ändra remisskedja

• Funktionen Ändra remisskedja används i första hand inom folkbibliotekssektorn då man vill komplettera en beställning från annat bibliotek med en ny remisskedja (nya mottagande bibliotek).
  
• Remisskedjan kan omfatta 4 bibliotek totalt. Det innebär att om det egna biblioteket är nummer 1 i kedjan kan 3 bibliotek läggs till i kedjan. Är det egna biblioteket nr 2 kan ytterligare 2 bibliotek läggas till och om man är nr 3 endast 1 bibliotek.
  
• Det går inte att returnera en beställning till ett bibliotek (sigel) som redan ingått i remisskedjan. Man får istället skicka tillbaka beställningen till det beställande biblioteket och be dem göra en ombeställning.

Sortering

Går de olika listorna över ivägsända beställningar att sortera?

Inlån

• Ja, listorna över Inlån (inkl. Alla, Kan reserveras, Levererade) kan sorteras. Klicka på valfritt sorteringsalternativ i listen med rubriker överst i listan över beställningar (Beställningsnummer, Status, Datum etc.)
  
• Enda undantaget är Inkorgen, där beställningarna ligger i tidsordning med de senast inkomna överst.

Låntagarbeställningar

• Listan över låntagarbeställningar kan inte sorteras. I denna lista ligger beställningarna i tidsordning med de senast inkomna sist.
  
• Om du väljer Administration och söker fram låntagaren via efternamn redovisas kortfattad information om låntagaren (adress, e-post, lånekortsnummer och antal beställningar).
  
• Klicka på låntagarens namn för att få låntagarens samtliga beställningar i en svit (tidsordning).

Datumintervall/sortering i listredovisningar

• I listorna Alla, Kan reserveras, Negativt svar och Levererade kan redovisningen avgränsas till visst tidsintervall: Från gårdagen och framåt, senaste veckan, 14 dagar och angivet datumintervall.
  
• Rubrikerna i listen ovanför redovisningen av beställningar ger dessutom möjlighet till sortering av framtagna beställningar. Klicka på Beställningsnr, Status, Datum, Aktiv(t bibliotek), Aktiverat (senaste aktivitet för denna beställning) eller Handläggare för sortering.

Utskrifter

Utskift av enstaka beställning

• Välj utskriftsvänligt format i kvittensbilden till en ivägsänd beställning (1 beställning på ett A4-blad).
  eller
• Välj Utskrifter, Enstaka beställning.
  
• Välj Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  (2 beställningar på ett A4-blad).
  

Utskrift av ivägsända beställningar i svit

• Välj Utskrifter, Inlån Alla.
  
• Välj Skapa PDF-fil, glöm inte att markera tidsintervall.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).

Utskrift av Kan reserveras

• Välj Utskrifter, Inlån Kan reserveras.
  
• Välj Skapa PDF-fil, glöm inte att markera tidsintervall.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).

Utskrift av Negativt svar

• Välj Utskrifter, Inlån Negativt svar.
  
• Välj Skapa PDF-fil, glöm inte att markera tidsintervall.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).

Utskrift av Levererade

• Välj Utskrifter, Inlån Levererade.
  
• Välj Skapa PDF-fil, glöm inte att markera tidsintervall.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).

Utlån

Hur skriver jag ut nyinkomna beställningar?

A.        Samlad utskrift via utskriftssidan Utskrifter

• Med denna rutin måste en manuell markering göras på sidan för Utskrifter.
  
• Gå till Övrigt, Utskrifter för att skriva ut samtliga olästa nyinkomna beställningar.
  
• Välj Utlån Alla olästa.
  
• Bocka för Markera alla lästa efter utskrift.
  
  Detta är särskilt viktigt för de statliga forskningsbibliotek som får del av Kungl. bibliotekets fjärrlånekompensation vid nettoutlåning.
  
• Välj Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Kontrollera att alla beställningar skrivits ut. Låt pdf-filen ligga kvar på skärmen så att du kan göra en förnyad utskrift om t.ex. papper fastnat i skrivaren.
  
• Till sist: Klicka på Töm utskriftskö.
  
  Viktigt! Du (eller dina kollegor) bör inte göra något parallellt arbete inom Utlån samtidigt med din utskrift av inkomna beställningar.
  

Hur skriver jag ut inkomna avbeställningar?

• Gå till Övrigt, Utskrifter för att skriva ut avbeställningar.
  
• Välj Utlån, Avbeställningar.
  
• Glöm inte att ange tidsintervall.
  
• Välj Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Avsluta med Töm utskriftskö.

Hur skriver jag ut inkomna Reservation önskas?

• Gå till Övrigt, Utskrifter för att skriva ut inkomna Reservation önskas.
  
• Välj Utlån, Reservation önskas.
  
• Glöm inte att ange tidsintervall.
  
• Välj Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Avsluta med Töm utskriftskö.

B.  Köa för utskrift - utskrift i svit av markerade utskrifter

Köa för utskrift ingår som ett moment i följande arbetsflöde:

• Arbeta med inkommande beställningar direkt från skärmen, avstå från utskrift av samtliga beställningar.
  
• Ta fram en beställning i taget genom att klicka på beställningsnumret, svarsbilden visas.
  
• Undersök om beställd bok är tillgänglig genom en kontroll i det lokala systemet, via Lånestatus eller på annat sätt.
  
• Om boken är utlånad/förkommen etc. kan ett negativt svar registreras direkt på skärmen och skickas iväg.
  
• Nästa beställning tas fram, kontroll sker om publikationen är tillgänglig för fjärrlån.
  
• Om boken står på hyllan och kan fjärrlånas kan du nu välja Köa för utskrift.
  
• Arbetet fortsätter tills dess att samtliga beställningar är behandlade.
  
• Gå till Utskrifter under fliken Övrigt för att få utskrift av beställningar köade för utskrift.
  
• Välj knappen Köade för utskrift, klicka på Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Vid denna utskrift görs Olästa beställningar automatiskt till Lästa.
  
• Kontrollera att alla köade utskrifter skrivits ut, välj sedan Töm utskriftskö.
  

Sortering

Går de olika listorna över inkomna beställningar/meddelanden att sortera?

• Ja, listorna över Utlån (inkl. Nya, Reservation önskas, Avbeställningar och Arkiv) kan sorteras. Klicka på valfritt sorteringsalternativ i listen med rubriker överst i listan över beställningar (Beställningsnummer, Status, Datum etc.)

Hur ändra status för olästa beställningar till lästa?

1.         Särskild markering på sidan för Utskrifter

• Med denna rutin måste en manuell markering göras på sidan för Utskrifter.
  
• Gå till Övrigt, Utskrifter för att skriva ut samtliga olästa nyinkomna beställningar.
  
• Välj Utlån Alla olästa.
  
• Bocka för Markera alla lästa efter utskrift. Detta är särskilt viktigt för de statliga forskningsbibliotek som får del av Kungl. bibliotekets fjärrlånekompensation vid nettoutlåning.
  
• Välj Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Kontrollera att alla beställningar skrivits ut. Låt pdf-filen ligga kvar på skärmen så att du kan göra en förnyad utskrift om t.ex. papper fastnat i skrivaren.
  
• Till sist: Klicka på knappen Töm utskriftskö.

2. Köa för utskrift - enstaka utskrift av inkommen beställning

• Med denna rutin sker automatisk ändring från oläst till läst.
  
  Köa för utskrift ingår som ett moment i följande arbetsflöde:
  
• Arbeta med inkommande beställningar direkt från skärmen, avstå från utskrift av samtliga beställningar.
  
• Ta fram en beställning i taget genom att klicka på beställningsnumret, svarsbilden visas.
  
• Se om beställd bok är tillgänglig genom en kontroll i det lokala systemet, via Lånestatus eller på annat sätt.
  
• Om boken är utlånad/förkommen etc. kan ett negativt svar registreras direkt på skärmen och skickas iväg.
  
• Nästa beställning tas fram, kontroll sker om publikationen är tillgänglig för fjärrlån.
  
• Om boken står på hyllan och kan fjärrlånas kan du nu välja Köa för utskrift.
  
• Arbetet fortsätter tills dess att samtliga beställningar är behandlade.
  
• Gå till Utskrifter under fliken Övrigt för att få utskrift av beställningar köade för utskrift.
  
• Välj knappen Köade för utskrift, klicka på Skapa PDF-fil.
  
• En fil skapas och utskrift tas på vanligt sätt (Arkiv, Skriv ut).
  
• Vid denna utskrift görs Olästa beställningar automatiskt till Lästa.
  
• Kontrollera att alla köade utskrifter skrivits ut, välj sedan Töm utskriftskö.

Datumintervall/sortering i listredovisningar

• I listorna Nya, Reservation önskas och Avbeställningar redovisas inkomna beställningar/meddelande upp till 2 dagar bakåt i tiden. I listan Nya får behandlade beställningar en grå ton.
  
• Rubrikerna i listen ovanför redovisningen av beställningar ger dessutom möjlighet till sortering av framtagna beställningar. Klicka på Beställningsnr, Status, Datum, Aktiv(t bibliotek), Aktiverat (senaste aktivitet för denna beställning) eller Handläggare för sortering.
  
• I listan Arkiv kan redovisningen avgränsas till viss tidsintervall: Från gårdagen och framåt, senaste veckan, 14 dagar och angivet datumintervall.
  
• I Arkiv ger rubrikerna i listen ovanför redovisningen av beställningar dessutom möjlighet till sortering av framtagna beställningar. Klicka på Beställningsnr, Status, Datum, Aktiv(t bibliotek), Aktiverat (senaste aktivitet för denna beställning) eller Handläggare för sortering.

Avbryt remisskedja

• Någon gång kan det inträffa att beställande bibliotek har en ofullständig eller felaktig referens i beställningen, som får till följd att beställningen inte kan effektueras.
  
• Tänk då på att markera Avbryt remisskedja så att beställningen går direkt tillbaka till beställande bibliotek.
  
• Funktionen Avbryt remisskedja finns i svarsbilden till en inkommen beställning.

Intern remiss

• Bibliotek som har flera enheter med egen fjärrlåneverksamhet kan tidvis behöva internremittera en inkommen beställning till rätt enhet.
  
• Intern remiss skickas från svarsbilden till en inkommen beställning.
  
• Välj biblioteksenhet i rullgardinsmenyn. Observera att listan över biblioteksenheter för närvarande innehåller även avslutade sigler.

Avbeställningar

• Avbeställningar är beställningar som ditt bibliotek tidigare har tagit emot och där nu beställande bibliotek ångrat sig.
  
• Ta bort beställningen/reservationen ur det lokala systemet och markera Ta bort beställningen, tryck Skicka.
  
• Svaret Avbeställd skickas till beställaren.
  
• Om materialet redan har skickats till beställaren markera Beställningen är effektuerad. Kan inte tas bort.
  
• Svaret Ej avbeställd skickas till beställaren.

Reservation önskas/Reservation

• Reservation önskas-beställningar är beställningar som kommer i retur på grund av att ditt bibliotek svarat Kan reserveras.
  
• Registrera detta önskemål lokalt och meddela gärna att biblioteket nu står på kö för ett fjärrlån. Markera Materialet reserverat för beställaren, tryck Svara i svarsbilden Reservation önskas.
  
• Står erbjudandet om reservation inte längre kvar, svara Materialet inte reserverat för beställaren, tryck Svara.