Arbeta i Voyager

Skapa auktoritetspost

En auktoritetspost skapas lättast med utgångspunkt från en bibliografisk post. Den bibliografiska posten måste innehålla en ingång (1XX, 7XX eller 6XX) på den namnform som ska auktoriseras.

Spara den bibliografiska posten genom att klicka på Save to Database. Man får då upp fönstret Authority Validation. Flytta markören till raden med det namn som ska auktoriseras och välj Create auth.

Den nya auktoritetspost som skapas innehåller redan en del uppgifter, bl.a. fält 040, 1XX-fält, samt ett 670 med källhänvisning till den titel som man utgick från.

Komplettera posten med i första hand följande uppgifter:

008 Ämnesordssystem/Thesaurus: ändra till | : Inget försök att koda
040 #a ???ersätts med bibliotekssigel Ersätt #c ??? med #b swe
043 #a Kod för nationalitet/verksamhetsland -- Används endast för personer och institutioner
4XX #a Eventuella hänvisningar från namnvarianter
670 #a Ytterligare källa
678 #a Eventuelt Biografisk skiss

 

Spara auktoritetsposten genom att klicka på Save to Database.

Städa varierande namnformer i bibliografiska poster, både när de förekommer som upphov och ämne.

Att söka i index

Vid auktoritetsarbete bör man alltid använda index för att fånga upp namnvarianter som behöver föras samman. När man städat klart är det också bra att söka igen i index för att se att allt blivit korrekt. Det finns olika ingångar i aukt.index:

  • Namn som upphov
  • Ämnesord
  • Uniform titel/ Serietitel
  • Namn/Titel

Sökning på namn i Search / Index Selection

  • Välj Search i LIBRIS katalogiseringsklient.
  • Välj Index Selection, Browse samt Namn som upphov (eller något annan ingång beroende på vad som ska auktoriseras) i rullgardinsmenyn. Skriv namnet, eller början på namnet, i textrutan Search for.
  • För att aktivera sökningen klicka på Do search eller tryck Enter.

I vänster kolumn anges om namnformen är auktoriserad, Authorized, respektive om en hänvisning till en auktoriserad namnform finns, Reference.

För att ta fram auktoritetsposten markerar man namnet (ställ markören på den rad som ska markeras) och klicka på Authority. Välj OK eller tryck Enter.

I kolumnen längst till höger anges Heading type - till exempel personal name.

Sök auktoritetspost med hjälp av kontrollnummer

Är auktoritetspostens kontrollnummer tillgängligt kan man göra en sökning via Record, Retrieve by record id, Authority. Skriv in nummer och välj Retrieve så kommer auktoritetsposten upp.

Städa och ändra

Ofta förekommer varierande namnformer i databasen. Då bör man städa även efter att man gjort en auktoritetspost. Vid behov kan man komplettera auktoritetsposten med de alternativa namnformerna från de bibliografiska posterna. Det kan för personnamn finnas olika förnamnsvarianter eller varierande latinska namnformer. Vanligt är att samma person har olika levnadstid, med och utan dödsår eller att de saknar levnadstid. Alla dessa varianter måste städas och föras samman till rätt auktoritetspost. Man bör alltid skanna index uppåt och neråt för variantformer.

Vid städning kan man använda sig av olika metoder, antingen manuell städning eller olika former av global ändring.

Manuell ändring

Används om ändringen berör få poster, förslagsvis färre än 15 poster.

  • Kopiera den riktiga namnformen
  • Klistra in den i de bibliografiska poster som ska ändras
  • Spara

Att använda validering fungerar bara om namnet inte åtföljs av efterföljande underindelningar eller funktionskoder. Dessa faller nämligen bort när man väljer Replace. Därför bör kopieringsmetoden föredras när namnet åtföljs av funktionskod eller underindelning.

Global ändring av auktoritetspost

När man ändrar namnformen i en befintlig auktoritetspost och sedan sparar posten på nytt i databasen ställs den ändrade namnformen i kö för global ändring.  När ändringen sedan godkänns ändras de bibliografiska poster som är knutna till denna auktoritetspost. Däremot ändras inte de poster där namnet följs av titel, underordnad institution eller underindelat ämnesord. Katalogisatören måste alltså ändra namnformen manuellt i dessa bibliografiska poster.

  • Sök på namnet via Browse (inte Find) i indexen Ämnesord och Namn/Titel som upphov.
  • Ändra manuellt alla namnformer som följs av ämnesord eller titel.  
  • Utgå från en bibliografisk post med felaktig namnform, spara
  • Markera namnet - Create authority, spara
  • Ändra därefter till rätt namnform i den nyskapade auktoritetspostens 1XX-fält och lägg till alla övriga uppgifter som den korrekta auktoritetsposten ska innehålla, spara.

Genom att först auktorisera namnformen utan år, spara posten och sedan lägga till levnadstid och spara posten igen rättas allt till i ett svep när den globala ändringen har godkänts.

Att göra en tillfällig auktoritetspost

En tillfällig auktoritetspost kan göras istället för att rätta manuellt, detta bör bara göras om det rör sig om många poster och det redan finns en auktoritetspost.

  • Utgå från en bibliografisk post med felaktig namnform, spara
  • Markera namnet - Create authority, spara 
  • Ändra därefter till rätt namnform i den nyskapade auktoritetspostens 1XX-fält, samt
  • 008 Ämnesordssystem / Thesaurus till Inget försök att koda (annars kan global ändring inte göras)
  • 008 Auktoritetskontrollnivå till kod d: Preliminär. (Detta för att LIBRIS ska ha möjlighet att ta bort tillfälliga och bortglömda auktoritetsposter maskinellt.)
  • lägg till fält 667 och skriv in Tillfällig auktoritetspost, skall makuleras
  • Spara posten igen - nu alltså med den riktiga namnformen. 
  • Några dagar senare, efter att den globala ändringen har genomförts, bör den katalogisatör som har skapat den tillfälliga auktoritetsposten också ta bort den.

Meddela ändringar på MARC21-listan

Det finns inte möjlighet att meddela varje bibliotek alla de globala ändringar som görs. I stället gör vi så här:

  • Nya och ändrade ämnesord meddelar vi, liksom tidigare, under Svenska ämnesord/Protokoll.
  • Nya auktoritetsposter för namn och titlar meddelas inte.
  • Smärre ändringar meddelas inte, exempelvis tillägg av födelse-och/eller dödsår.
  • Städning som innebär att olika namnformer knyts till rätt auktoritetspost meddelas inte.
  • Person- och institutionsnamn som har ändrats väsentligt meddelas på MARC21-listan.  Med en väsentlig namnändring menas att en namnändring skulle innebära omflyttning av böckerna på hyllan eller får genomgripande konsekvenser för sökbarheten.

För att skicka meddelanden om ändrade namnformer gör så här:

Skicka ett mail till MARC21-listan. Adressen är marc21kat-l@listserv.kb.se. I raden subject/ämne/rubrik skriv: NAMNÄNDRING: [Det aktuella namnet]. Skriv en kortfattad redogörelse för de åtgärder som gjorts.

Checklista

För städning och globala ändringar.
Har du ...

  • Kontrollerat alla alternativa namnformer mot index och fört samman de bibliografiska posterna till rätt namnform? Uppmärksamma olika namnformer som inte hamnar intill eller i närheten av varandra i index. Exempel (fingerat): Eriksson, Adam. Några sidor längre ned finns Eriksson, Lars Adam Sverker. Många namnformer förekommer både med enbart initial och utskrivet förnamn.
  • Samlat de alternativa namnformer i auktoritetsposten?
  • Makulerat automatgenererade auktoritetsposter, det kan finns flera för ett och samma namn. 
  • Kopplat bibliografiska poster från alternativa namnformer till den auktoriserade namnformen?
  • Anmält väsentliga ändringar i huvuduppslag på MARC 21-listan?

Efter några dagar:

  • Kontrollerat att ändringar har slagit igenom?
  • Tagit bort eventuella tillfälliga auktoritetsposter som gjorts i samband med globala ändringar?

Varför dubbla auktoritetsposter

Det förekommer att samma namn kan vara auktoriserat på olika namnformer eller det kan finnas dubbla auktoritetsposter för en och samma namnform. Dels rör det sig om så kallade automatgenererade auktoritetsposterna, dels de ca 44.000 auktoritetsposter som gjordes av Göteborgs, Lunds och Uppsala universitetsbibliotek och som konverterades till nya LIBRIS.

De automatgenererade auktoritetsposterna skapades vid konverteringen av databasen till nya LIBRIS 2002 för att fånga upp de hänvisningar som tidigare låg i de bibliografiska posterna. Dessa automatgenererade auktoritetsposter innehåller i allmänhet få fält och ibland är de felaktiga. Posterna känns igen på att:

  • Fält 035 #9 innehåller nummer av typen (LIBRIS)A----.
  • Fält 008 har datum 011206 

Gör hellre en ny auktoritetspost och makulera den automatgenererade posten, eftersom man då får med sig ett 670-fält med källhänvisning till den titel som man utgår ifrån. 

Varierande namnformer trots auktoritetspost

Inläsning av stora mängder poster i databasen har gjorts och görs alltjämt. Ett exempel är importen av poster från utländska databaser (till exempel LC, BNB, Ebrary). Olika projekt med retrospektiv konvertering av kortkataloger har också bidragit till förekomsten av olika namnvarianter. 

KB:s arbete med globala ändringar

KB har ett särskilt ansvar för auktoritetsarbetet i LIBRIS. Auktoritetsfiler finns för närvarande för person- och institutionsnamn, ämnesord och uniforma titlar. En del av ansvaret är att kontrollera och godkänna alla ändringar som görs i auktoritetsposterna. En viss uppdelning på kompetensområden finns:

  • ryska namn (KB)
  • arabiska namn (Uppsala universitetsbibliotek)
  • kinesiska namn (Stockholms universitetsbibliotek)
  • kompositörer och andra upphovsmän med anknytning till musik (Statens musikbibliotek)

Detta kan biblioteken göra

Om man upptäcker att det ser rörigt ut men inte själv har möjlighet att städa vänder man sig till auktoritetsgruppen@kb.se.

I den löpande katalogiseringen måste man alltid kontrollera (validera) namnformer för att kvaliteten i databasen ska hållas på en bra nivå.

Följ de råd och anvisningar som finns på KB:s sidor om auktoritetskontroll och Svenska ämnesord.

  

Senast uppdaterad: 2012-09-17
Innehållsansvar: Carina Bäck Ekberg, e-post: fornamn.efternamn@kb.se, e-post: fornamn.efternamn@kb.se