Att ämnesordsindexera

Att ämnesordsindexera är att analysera verkens innehåll och försöka matcha ihop det med termerna i den ämnesordslista man använder, samt konstruera ämnesorden enligt de riktlinjer som finns. Syftet med ämnesordsindexeringen är att så väl som möjligt redogöra för verkens innehåll så att användare kan hitta verk om ett visst ämne. Ämnesordsindexering bör ske konsekvent så att verk om samma ämne förses med samma ämnesord.

Nedan följer dels praktisk information om var ämnesord kan hämtas och om formatet i LIBRIS, dels riktlinjer för hur ämnesordsindexeringen bör gå till.

Klassifikation och ämnesord

Klassifikation och ämnesord är två olika, från varandra fristående sätt att beskriva verkets innehåll. Klassifikation grupperar ihop verken i klasser som är hierarkiskt ordnade, ofta med discipliner som t.ex. historia, etnologi, arkeologi som utgångspunkt.

Ämnesorden däremot lyfter fram det specifika ämnet och aspekter på ämnet. I exemplen nedan får man en samlad överblick över ämnet äktenskapet behandlat ur olika perspektiv. Dessa verk om äktenskapet skulle placeras på olika ställen i klassifikationssystemet: antikens historia, etik, psykologi, religion, familjesociologi, litteraturhistoria.

Förhållandet till andra biblioteks ämnesord

Vid ämnesordsindexering ska man alltid dra nytta av den ämnesordsbeskrivning som andra bibliotek gjort.

Andra bibliotek i LIBRIS

I LIBRIS samarbetar ett antal bibliotek kring ämnesordsindexeringen i syfte att rationalisera arbetet och höja kvaliteten. Ämnesorden läggs i generella fält, och behöver inte upprepas av varje bibliotek. De ämnesord som läggs generellt ska hämtas från en godkänd ämnesordslista och konstrueras enligt gällande riktlinjer. Svenska ämnesord är en av de godkända ämnesordslistorna, och till Svenska ämnesord hör dessa riktlinjer.

Grundprincipen i samarbetet är att varje verk ämnesordsindexeras av det bibliotek som först katalogiserar det, och att övriga bibliotek accepterar dessa ämnesord. Normalt ska inte ämnesordsanalysen göras om av varje bibliotek. Man kan dock komplettera poster med ytterligare ämnesord om man bedömer att det finns mer i verkets innehåll som bör lyftas fram. Bibliotek kan t.ex. göra en mer fullständig ämnesordsindexering av verk inom sina specialområden. Även de kompletterande ämnesorden kan göras generella om de är hämtade ur Svenska ämnesord och följer dessa riktlinjer. Ändring av generella ämnesord bör undvikas men man får rätta felaktiga konstruktioner.

Ämnesord i utländska poster

I LIBRIS finns utländska katalogposter med engelska, tyska och finska ämnesord och man kan också göra sökningar i varje lands nationalbibliografi. Många länder, t.ex. Frankrike, Förenta staterna, Kanada och Storbritannien, följer samma grundläggande principer för ämnesordsindexeringen. Deras ämnesord kan i princip följas. Observera dock att det finns skillnader t.ex vad gäller underindelningarnas ordningsföljd. De allmänna riktlinjerna för ämnesordsindexering gäller även när utländska ämnesord översätts:

Ämnesordsindexering kan ske pre- eller postkoordinerat. Om man använder prekoordinerade ämnesord kombineras ämnesorden ihop i ämnesordssträngar vid indexeringen. Därigenom uttrycks förhållandet mellan olika ämnen och begränsningar av ämnen. Om man använder postkoordinerade ämnesord uttrycks ingen relation mellan de olika ämnesorden och sammankopplingen av dem sker först vid sökning.

I en databas ger prekoordinerade ämnesord fler sökmöjligheter än postkoordinerade. Man kan söka både prekoordinerat genom att bläddra i index och postkoordinerat med hjälp av booleska operatorer.

Sökning i ett index med prekoordinerade ämnesord ger en bättre överblick av ett ämnesområde och hjälper användare att välja relevanta verk genom att de ser ur vilka aspekter ämnet har behandlats. Det kan också ge idéer till vidare sökning. Särskilt värdefullt är index för ämnen som behandlats i många verk. Användaren får inte bara veta att ett visst ämnesord använts i ett stort antal poster, utan sökmängden sorteras upp i mindre delmängder.

Postkoordinerad sökning med booleska operatorer ger å andra sidan större möjligheter till uttömmande sökningar. Man kan söka fram alla poster där en term använts i ämnesordssträngar oavsett om den använts som huvudord eller underindelning.

Prekoordinerad ämnesordsindexering kräver större kunskaper hos dem som ämnesordsindexerar och är i många fall mer resurskrävande. Det behövs också utförligare anvisningar. För att uppnå de fördelar prekoordinerade ämnesord kan ge vid bläddring i index måste ämnesordssträngarna utformas på ett konsekvent sätt. För verk om samma ämnen måste t.ex. samma ord alltid användas som huvudord.

Dessa riktlinjer är utformade för att användas vid prekoordinerad ämnesordsindexering. Se vidare på sidan om Underindelningar.

Vilka typer av material ämnesordsindexeras?

Man kan ämnesordsindexera alla typer av verk, t.ex. facklitteratur, artiklar, skönlitteratur, barn- och ungdomslitteratur, bilder. Det är rimligt att ge "tyngre" publikationer en viss prioritet vid ämnesordsindexeringen.

Dessa riktlinjer är skrivna för ämnesordsindexering av facklitteratur, men de grundläggande principerna är tillämpliga även för ämnesordsindexering av andra materialtyper.

Källor för ämnesord

Allmänna ämnesord hämtas från Svenska ämnesord. Fria allmänna underindelningar hämtas från särskilda listor, som finns på Svenska ämnesords webbplats men finns också i databasen Svenska ämnesord. De är markerade i indexet med "u" eller "uf" och börjar med liten bokstav. De finns också som auktoritetsposter i LIBRIS Voyager. För bundna allmänna underindelningar finns kombinationen huvudord och underindelning alltid med i Svenska ämnesord.

Det finns också fall när katalogisatören kan konstruera egna ämnesord efter givna anvisningar, se konstruktioner med ... i konsten o.s.v., ... i läromedel och Ämnesord med adjektivbestämningar.

Format  (MARC21) i LIBRIS

Här följer en sammanställning av de fält och delfält i MARC21- formatet som är aktuella vid ämnesordsindexering i LIBRIS. För en fullständig beskrivning se LIBRIS Formathandbok och MARC 21:s webbplats.

Personnamn som ämnesord

600 a = namn
600 b = ordningstal
600 c = särskiljande tillägg (titlar och andra ord förknippade med ett namn)
600 d = födelse- och dödsår
600 q = fullständigare namnform
600 t = verkets titel
600 x = allmän underindelning
600 z = geografisk underindelning
600 y = kronologisk underindelning
600 v = formämnesord

För personämnesord utan underindelningar används andraindikator 4. Om underindelningar (delfält x-v) förekommer används i stället andrainidikator 7 och ett delfält 2 sao läggs sist i ämnesordssträngen.

För användning av personämnesord se vidare under Personnamn.

Institutionsnamn som ämnesord

610 a = institutionsnamn (inklusive särskiljande tillägg)
610 b = underordnad institution
610 c = konferensort
610 d = konferensår eller fördragsdatum
610 x = allmän underindelning
610 z = geografisk underindelning
610 y = kronologisk underindelning
610 v = formämnesord

För institutionsämnesord utan underindelningar används andraindikator 4. Om underindelningar (delfält x-v) förekommer används i stället andrainidikator 7 och ett delfält 2 sao läggs sist i ämnesordssträngen.

För användning av institutionsämnesord se vidare under Institutionsnamn, Särskilda institutioner och Särskilda byggnader.

Titlar som ämnesord

630 a = Titel/Uniform titel
630 d = fördragsdatum
630 l = verkets språk
630 p = del av verk (upprepningsbart)
630 s = version av verk
630 x = allmän underindelning
630 z = geografisk underindelning
630 y = kronologisk underindelning
630 v = formämnesord

För titelämnesord utan underindelningar används andraindikator 4. Om underindelningar (delfält x-v) förekommer används i stället andrainidikator 7 och ett delfält 2 sao läggs sist i ämnesordssträngen.

Kontrollerade allmänna ämnesord

650 a = Huvudord
650 x = allmän underindelning
650 z = geografisk underindelning
650 y = kronologisk underindelning
650 v = formämnesord

Geografiska namn som ämnesord

651 a = Geografiskt namn
651 x = allmän underindelning
651 z = geografisk underindelning
651 y = kronologisk underindelning
651 v = formämnesord

För geografiska ämnesord utan underindelningar används andraindikator 4. Om underindelningar (delfält x-v) förekommer och konstrueras enligt riktlinjernas principer för citeringsordning används i stället andraindikator 7 och ett delfält 2 sao läggs sist i ämnesordssträngen.

För användandet av geografiska ämnesord se vidare under Geografiska ämnesord och Geografiska underindelningar.

Icke-kontrollerade ämnesord

653 a = Huvudord

Genreämnesord

655 a = Huvudord
655 x = allmän underindelning
655 z = geografisk underindelning
655 y = kronologisk underindelning
655 v = formämnesord

Citeringsordning

Citeringsordningen för ämnesorden är fast. De återges alltid i följande ordning:

Indexeringsdjup

Välj de ämnesord som bäst sammanfattar verkets innehåll, och uttrycker de viktigaste ämnena i verket. Normalt bör minst 20 % av verket behandla ett ämne för att ett ämnesord ska bli aktuellt.

Kommentar. Indexering sker normalt på verkets nivå. Man utgår från verkets helhet och väljer de ämnesord som bäst beskriver verkets innehåll i stort. Specialbibliotek och bibliografier gör ibland djupindexering och sätter ämnesord även för innehållet i särskilda delar av verket. Djupindexering ger ökad fullständighet vid sökning, men medför samtidigt att man i sökresultatet får med även verk som bara till en mindre del handlar om ämnet. Gränsen 20 % är godtyckligt satt, men används i många ämnesordssystem.

Antalet ämnesord

Hur många ämnesord som behövs för att beskriva verkets innehåll varierar. Ibland är ett tillräckligt, ibland behövs flera. Det finns ingen begränsning av hur många ämnesord man får använda för ett verk, men normalt bör inte fler än sex ämnesord (enkla ämnesord eller ämnesordssträngar) användas.

Ska alla verk förses med ämnesord?

Om det är svårt eller omöjligt att med ämnesord uttrycka vad verket handlar om kan man avstå från att sätta ämnesord.

Se även Klassifikation och ämnesord, Innehållsanmärkningar.

Ämnesorden ska vara specifika

Använd specifika ämnesord, som så nära som möjligt motsvarar verkets innehåll.

Kommentar. En viktig princip är att ämnesorden ska erbjuda specifik och direkt ingång. Specifik är här en egenskap som står i förhållande till det aktuella verket. För ett verk om ett allmänt ämne är ett generellt ämnesord det mest specifika möjliga.

Principen om att alltid välja så specifika ämnesord som möjligt gäller fullt ut när man ämnesordsindexerar. När nya ämnesord godkänns finns det däremot även andra överväganden att göra, se Specificitet.

Över- och underordnade ämnesord för samma verk (dubbelindexering)?

Normalt används inte både ett underordnat och ett överordnat ämnesord för samma verk. Om verket innehåller minst 20 procent om både det underordnade och det överordnade ämnet kan dock båda ämnesorden användas.

Kommentar: Genom den här principen undviker man att använda ämnesord som inte tillför ytterligare information och sparar därigenom arbete. Utan denna princip skulle mer allmänna ämnesord bli oanvändbara som sökbegrepp eftersom de även skulle innefatta alla underordnade termer. En bok om algebra förses med ämnesordet Algebra, men får inte dessutom ämnesordet Matematik. Se dock speciella riktlinjer för verk om särskilda personer, särskilda institutioner och särskilda byggnader.

Ämnen som det inte finns ämnesord för

När ett ämnesord som exakt motsvarar verkets innehåll saknas använder man flera ämnesord, ett ämnesord som ligger nära i betydelse, en överordnad term eller föreslår ett nytt ämnesord.

Lämna in förslag på nya ämnesord för ämnen som är viktiga att särskilja och som inte kan uttryckas med befintliga kontrollerade ämnesord. Ämnesordsförslagen bör beläggas i Nationalencyklopedien, andra uppslagsverk, LCSH eller andra källor, se formulär för förslag till Nytt ämnesord. Om det går att redogöra för verkets ämne på ett tillfredställande sätt med flera ämnesord, ett ämnesord som ligger nära i betydelse, eller en överordnad term, gör det. Vilket sätt som ska användas är en bedömningsfråga och får avgöras från fall till fall.

Förslag på nya ämnesord läggs i fält 653 a följt av (prel/[sigel]). Om ämnesordet ska ingå i en sträng så anger man hur strängen ska konstrueras i sin anmälan.

inte: Ishockeymålvakter 

Verk om ett ämne

Använd ett ämnesord som exakt motsvarar verkets innehåll, om ett sådant ämnesord finns:

Verk om flera ämnen

Verk om två eller tre ämnen

För verk om två eller tre ämnen används ett ämnesord för varje ämne, om inte ämnena tillsammans motsvarar en överordnad term. I så fall används den överordnade termen:

Verk om fyra eller fler ämnen

För verk om fyra eller fler ämnen används normalt en överordnad term som täcker in alla fyra ämnena om en sådan term finns. Om ämnesorden inte har någon gemensam överordnad term används de enskilda ämnesorden, eller de mest centrala av dem.

Flera underindelningar

Principerna ovan gäller även underindelningar. Man kan dock göra en något striktare bedömning vad gäller de allmänna underindelningarna, och även utelämna två eller tre underindelningar, om de inte bedöms vara mycket väsentliga för att beskriva verkets innehåll.

Kommentar:Detta kallas ibland tre-regeln. Det finns inget principiellt som hindrar att man använder fler än tre underordnade termer i stället för en överordnad. Gränsen har snarare praktiska och resursmässiga skäl.

Verk om förhållanden mellan ämnen eller särskilda aspekter på ett ämne

Många verk behandlar förhållanden mellan ämnen, ämnen ur särskilda aspekter, ämnen med en viss begränsning i t.ex. tid eller rum. Verket kan också ha en särskild form.

a. Om ämneskombinationen kan uttryckas med ett enkelt ämnesord så väljer man det.

b. Om inte så försöker man uttrycka det med en ämnesordssträng som kombinerar ett huvudord med en eller flera underindelningar. Se vidare avsnittet om underindelningar.

c. Om det inte heller är möjligt gör man flera enkla ämnesord eller flera ämnesordssträngar.

Kommentar: Vissa ämnesskombinationer är möjliga att uttrycka prekoordinerat, och andra inte. Prekoordinering föredras alltid när det är möjligt. Att vissa förhållanden mellan ämnen och begränsningar av ett ämne inte kan uttryckas prekoordinerat beror t.ex. på att kombinationen är ovanlig, svår att uttrycka på ett konsekvent och entydigt sätt, eller inte har bedömts som viktig att kunna särskilja i ett index.

Innehållsanmärkningar

När verkets innehåll inte kan uttryckas på ett tillfredsställande sätt med ämnesord eller klassifikation kan man göra en anmärkning.